Conditii de participare

EXPOZANTI SI PRODUSE

Sunt admisi ca expozanti producatori, importatori, exportatori, reprezentanti, comercianti care prezinta servicii si produse ce se incadreaza in tematica evenimentului la care participa. Exponatele trebuie incadrate in grupele de produse din F3.

Produsele si serviciile (copii, contrafacute, etc.) care nu respecta reglementarile de protejare a proprietatii industriale si intelectuale valabile in Romania nu vor fi admise ca exponate in incinta ROMEXPO.

Obtinerea autorizatiilor prevazute de lege pentru produsele si serviciile prezentate revine exclusiv in sarcina expozantului. Este permisa vanzarea produselor/ serviciilor cu respectarea legislatiei in vigoare in Romania. Respectarea legislatiei este in sarcina expozantului.

Participarea la targurile si expozitiile organizate de catre ROMEXPO se face in baza Conditiilor de participare si a Conditiilor Generale si Tehnice care vor fi insusite de catre expozant inainte de inceperea evenimentului la care participa.

INSCRIERE SI PARTICIPARE

Expozantul transmite F1-D1 completat, iar ROMEXPO va transmite propunerea de amplasament impreuna cu factura proforma.

In cazul in care ROMEXPO nu poate sa ofere spatiul solicitat va oferi variante alternative. Suprafata alocata de comun acord poate diferi de cea solicitata, sau participarea poate fi refuzata de catre organizator.

Repartizarea spatiilor se va face pe baza principiului “primul venit, primul servit”.

Confirmarea amplasamentului de catre expozant se va face prin plata a 30 % din valoarea facturii proforma in termenul precizat in aceasta si informarea de efectuare a platii.

In cazul in care expozantul nu achita avansul de 30 % din factura proforma in termenul precizat in aceasta, rezervarea spatiului devine nula.

Accesul expozantilor in spatiul contractat este permis numai in conditiile in care acestia si-au achitat integral obligatiile de plata fata de ROMEXPO.

RETRAGEREA

In cazul in care dupa perfectarea contractului si efectuarea platii, expozantul renunta la participare cu:

  • 60-45 de zile inainte de deschiderea manifestarii, i se retin 30% din sumele incasate;
  • 44-30 de zile inainte de deschiderea manifestarii, i se retin 50% din sumele incasate;
  • 29-15 de zile inainte de deschiderea manifestarii, i se retin 70% din sumele incasate;
  • mai putin de 15 zile inainte de deschiderea manifestarii, i se retin 100% din sumele incasate.Contractul se reziliaza, iar sumele deja achitate de expozant se retin cu titlu de daune-interese pentru prejudiciu material si moral cauzat conform termenelor de mai sus.

TERMENE SI MODALITATI DE PLATA

Pentru spatiu inchiriat cu stand standard (formularul F1-D1) conform art. 2.

Pentru spatiu inchiriat cu stand personalizat se va proceda astfel: 30% in termen de 10 zile calendaristice de la data confirmarii devizului proiectului, iar diferenta de 70 % cu maxim 10 zile calendaristice inainte de data inceperii manifestarii.

In cazul in care expozantul nu achita restul de 70% din valoarea standului personalizat contractat se va retine avansul de 30% achitat si nu se va executa constructia standului comandat.

Plata sumelor prevazute la art. 4.1 si 4.2 se va face prin transfer bancar, inainte de preluarea standului (in avans), intr-unul din urmatoarele conturi (lei):

RO83RNCB0067004778810001 – BCR Dr. Felix

RO561NGB 0001000190478916 – ING Bank

Preluarea standului de catre expozant se face numai dupa prezentarea documentelor care confirma plata integrala a facturilor emise de catre ROMEXPO.

Plata serviciilor comandate in perioada de montare/demontare a standurilor, si desfasurarea targului se face la casierie numai cu card de credit sau numerar.

CO-EXPOZANTI

Co-expozanti sunt acele firme reprezentate intr-un stand cu personal propriu si exponate proprii, alaturi de expozantul principal.

Participarea firmelor co-expozante se face prin completarea de catre expozant a formularului F4. Co-expozantul beneficiaza de aceleasi conditii ca si expozantul principal. Daca co-expozantul nu este inregistrat, expozantul principal va achita un tarif majorat cu 150 Euro fata de tariful din formularul F4

In conformitate cu reglementarile de admitere, co-expozantii pot fi introdusi in catalog cu datele lor complete cu conditia ca tarifele aferente sa fi fost achitate si documentele necesare primite pana la termenul specificat (vezi formularul F4)

Pentru participarea unui coexpozant se percepe un tarif de inscriere de 100 euro/coexpozant+TVA. Acest tarif cuprinde urmatoarele servicii:

  • Introducerea co-expozantilor in catalogul manifestarii
  • Introducerea in sistemul de informare a vizitatorilor
  • Un exemplar gratuit al catalogului oficial al expozitiei
  • 2 carduri de acces pietonal gratuite
  • Invitatii la ceremonia de deschidere si la cocktail

PUBLICITATE IN CADRUL CENTRULUI EXPOZITIONAL

Expunerea si distribuirea de pliante si materiale promotionale este gratuita in suprafata inchiriata de expozant (stand propriu). Desfasurarea acestei activitati in afara standului se poate face, contra cost, prin completarea formularului S12.

Publicitatea se limiteaza la promovarea produselor expozantului si nu va incalca prevederile legale, nu va fi de natura politica sau ideologica. Nu se permite publicitatea comparativa. Organizatorul are dreptul sa inlature fara acordul expozantului inscriptionarile, reclamele si alte forme de publicitate facute in interiorul si in afara propriului stand in cazul in care considera ca nu sunt in concordanta cu legislatia romana, cu conditiile de participare sau ca deranjeaza pe ceilalti expozanti.

ROMEXPO isi rezerva dreptul de a interzice afisarea sau distribuirea de materialele publicitare care ar putea da nastere la ofense la adresa altor expozanti si va lua masuri care vor duce la confiscarea, pe durata evenimentului, a stocurilor de materiale existente.

Publicitatea in mediile optice, mobile, acustice (maximum 60 dB) este permisa doar in cazul in care nu deranjeaza expozantii din vecinatate si nu acopera sunetul din pavilioane (anunturile radio, etc,). In cazul incalcarii acestor prevederi, ROMEXPO isi rezerva dreptul de a interveni si de a cere stoparea transmiterii mesajului publicitar. Expozantii vor trebui sa respecte prevederile referitoare la drepturile de autor.

ASIGURARE PAZA. RASPUNDERE

Organizatorul asigura paza generala in afara pavilionului / spatiului exterior in afara programului zilnic, fara a fi tinut raspunzator pentru securitatea produselor expuse. Se recomanda asigurarea bunurilor sau asigurarea personala. Acest lucru poate fi realizat prin firme specializate, platind tarifele de rigoare.

In cazul in care unul dintre bunuri este furat, expozantul este obligat sa anunte imediat Biroul de Politie. Expozantul este responsabil pentru securitatea bunurilor in timpul programului zilnic, in conformitate cu art. 5.1

Expozantii vor respecta legile de prevenire a incendiilor, legile de prevenire a accidentelor de lucru si cele referitoare la prejudiciile cauzate pe teritoriul Centrului Expozitional ROMEXPO de catre vizitatori sau expozanti, in conformitate cu Codul Civil Roman. Fumatul in standuri si pavilioane este strict interzis, fiind posibil numai in zonele exterioare special amenajate.

AUTORITATEA INTERNA

ROMEXPO are autoritate deplina in ceea ce priveste centrul expozitional pe durata evenimentelor, de la inceputul perioadei de constructie, pana la finalul perioadei de dezafectare. ROMEXPO isi rezerva dreptul de a emite instructiuni. ROMEXPO isi rezerva dreptul de a face fotografii si filme legate de standuri si exponate, si de a le utiliza in scopuri de promovare a targurilor si in presa.

FORTA MAJORA

Forta majora, convenita ca fiind acel eveniment imprevizibil si de neinlaturat, aparut dupa incheierea contractului si care impiedica partea sau partile sa-si indeplineasca obligatiile asumate prin contract, exonereaza de raspundere partea care o invoca in conditiile legii. Cazul de forta majora se va comunica de catre partea interesata in termen de 2 (doua) zile de la aparitia sa si va fi confirmat prin documente oficiale autentificate de Camera de Comert si Industrie a Romaniei.

Documentele probatorii care atesta existenta cazului de forta majora vor fi prezentate celeilalte parti in termen de 5 (cinci) zile de la data emiterii lor de catre Camera de Comert si Industrie a Romaniei.

Incetarea evenimentului de forta majora, confirmata de Camera de Comert si Industrie a Romaniei, va fi comunicata imediat partii interesate.

Partile se obliga sa depuna toate diligentele pentru limitarea in timp a efectelor fortei majore. Un targ poate fi anulat sau data de deschidere/inchidere poate fi amanata in caz de forta majora. Organizatorul va informa expozantii in termen de 5 zile de la data producerii de forta majora.

LITIGII

Orice litigiu decurgand din sau in legatura cu acest contract, inclusiv referitor la incheierea, executarea ori desfiintarea lui, se va solutiona prin arbitrajul Curtii de Arbitraj Comercial International de pe langa Camera de Comert si Industrie a Romaniei, in conformitate cu Regulile de procedura arbitrala ale Curtii de Arbitraj Comercial International, in vigoare, publicate in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.