Conditii Generale de Participare

ROMEXPO S.A. este o societate privata, actionarul majoritar fiind Camera de Comert si Industrie a Romaniei. ROMEXPO S.A. este membru cu drepturi depline al UFI (Asociatia Globala a Industriei de Targuri si Expozitii), CEFA (Alianta Targurilor din Europa Centrala) si CENTREX (Uniunea Internationala de Raportare Unitara a Indicatorilor Statistici). Regulile sunt clar afisate la punctele de acces in centrul expozitional si se aplica tuturor persoanelor care intra in spatiul privat al ROMEXPO.

1. Cereri

Toti expozantii potentiali care doresc sa participe la eveniment trebuie sa-si exprime aceasta dorinta prin completarea si semnarea “Formularului de cerere” si depunerea acestuia la ROMEXPO inainte de termenul limita. Prin cerere, expozantii isi exprima fata de ROMEXPO intentia serioasa de a participa la eveniment in calitate de expozanti. Toate obiectele expuse trebuie descrise exact in formularul de cerere. In formularul de cerere trebuie numiti co-expozantii si companiile reprezentate suplimentar. Aceleasi informatii trebuie specificate si pentru expozant. Nu se iau in considerare cererile incomplete.

2. Expozanti si obiecte expuse eligibile

Expozantul accepta faptul ca Orientarile tehnice si Conditiile de participare sunt obligatorii imediat dupa depunerea cererii. ROMEXPO transmite expozantului o propunere scrisa privind amplasarea (oferta de stand). Expozantul trebuie sa accepte aceasta propunere de amplasare in perioada de timp stabilita. Acceptarea de catre expozant a propunerii de amplasare reprezinta oferta sa contractuala; oferta nu poate fi retrasa de catre expozant dupa ce aceasta a fost primita de ROMEXPO. De asemenea, notificarea de admitere din partea ROMEXPO reprezinta acceptarea contractului. In general, acceptarea contractului are loc pe principiul “primul venit, primul servit” pentru a oferi expozantului timp suficient in vederea pregatirii corespunzatoare a participarii sale la evenimentul respectiv. Expozantii care nu si-au indeplinit obligatiile financiare fata de ROMEXPO, de exemplu in ceea ce priveste evenimentele anterioare sau au incalcat regulamentele privind utilizarea Centrului expozitional ROMEXPO si Conditiile de participare, pot fi respinsi. ROMEXPO are dreptul sa se retraga din contract sau sa rezilieze relatia contractuala fara preaviz daca admiterea s-a bazat pe declaratiile incorecte sau incomplete ale expozantului sau daca, ulterior, expozantul nu mai indeplineste conditiile de admitere. Pot fi expuse doar acele articole care au fost declarate si admise. Nu se pot expune obiecte inchiriate sau concesionate. Se face exceptie in cazul obiectelor care nu fac parte din gama de produse a expozantului respectiv, dar care sunt necesare pentru prezentarea expozantului (de exemplu, in scopuri demonstrative). Nu se admit co-expozanti si nu pot fi reprezentate organizatii suplimentare daca acest lucru nu se specifica in mod expres in notificarea de admitere. ROMEXPO isi rezerva dreptul de a se abate de la tipul, dimensiunea si locatia zonei expozitionale dorita de expozant, de a nu admite anumite obiecte expozitionale si de a impune conditii de admitere. Rezervarile, conditiile si dorintele speciale ale expozantului (de exemplu, in ceea ce priveste locatia, excluderea proiectului sau constructiei standurilor concurente) se pot lua in considerare doar daca sunt confirmate in mod expres in notificarea de admitere.

3. Contract de inchiriere

Contractul de inchiriere intra in vigoare atunci cand ROMEXPO a informat expozantul in scris ca acesta a fost admis. Acest lucru are loc de obicei cand se finalizeaza planificarea amplasarii standurilor. Alocarea altor standuri, in special a standurilor invecinate, poate fi modificata pana la data deschiderii targului comercial. De asemenea, ROMEXPO are dreptul sa mute sau sa inchida intrarile si iesirile din pavilioanele expozitionale si sa faca alte modificari structurale. Expozantii nu pot face reclamatii impotriva ROMEXPO din cauza acestor schimbari. De asemenea, ulterior, adica dupa intrarea in vigoare a contractului de inchiriere, ROMEXPO poate schimba repartizarea spatiului si in special poate sa schimbe locatia, tipul, dimensiunile si marimea zonei expozitionale inchiriate de expozant, in masura in care acest lucru este necesar din motive de siguranta sau ordine publica sau deoarece sunt prea multe cereri de participare la targul comercial si trebuie admisi si alti expozanti sau deoarece schimbarile privind repartizarea spatiului expozitional asigura utilizarea mai eficienta a facilitatilor si a spatiului necesar pentru targul comercial. Totusi, aceste schimbari ulterioare trebuie sa se incadreze in limitele rezonabile care pot fi acceptate de expozant. In cazul in care aceste schimbari ulterioare duc la o taxa de participare mai mica, diferenta va fi returnata expozantului. Sunt excluse reclamatiile ulterioare impotriva ROMEXPO. Daca expozantii nu-si pot utiliza standul sau sunt impiedicati sa utilizeze standul in totalitate deoarece au incalcat regulile legale sau oficiale sau Termenii de participare sau Orientarile tehnice, acestia sunt totusi obligati sa plateasca in intregime taxa de participare si sa despagubeasca ROMEXPO pentru toate daunele cauzate de ei insisi, de reprezentantii lor legali sau de angajati; expozantii nu au dreptul sa anuleze sau sa rezilieze contractul daca legea nu le da acest drept in mod special. Expozantul nu poate muta, face schimb sau imparti standul si nu il poate ceda partial sau total unor parti terte deoarece ROMEXPO nu admite co-expozanti sau companii reprezentate suplimentar fara acordul anterior in scris al ROMEXPO.

4. Co-expozanti si societati reprezentate suplimentar

Co-expozantul este persoana care isi prezinta propriile bunuri sau servicii, cu ajutorul personalului propriu, in cadrul standului unui alt expozant (chiriasul principal). In aceasta definitie sunt incluse societatile din cadrul grupului si filialele. Agentii si reprezentantii societatilor nu sunt admisi in calitate de co-expozanti. In cazul expozantilor care isi produc propriile bunuri, societatile reprezentate suplimentar sunt acele societati care isi ofera bunurile sau serviciile prin intermediul acestor expozanti. Daca expozantul-distribuitor al unui fabricant expune atat produsele acestuia cat si produsele sau serviciile altor societati, acestea sunt societati reprezentate suplimentar. Avizarea unui anumit expozant nu implica incheierea de catre ROMEXPO a unui contract cu co-expozantii inregistrati de acesta pentru participare sau cu societatile pe care le reprezinta suplimentar. Co-expozantii pot participa doar daca au primit avizul ROMEXPO in acest sens. Participarea ca societate reprezentata suplimentar este permisa doar daca este prevazuta in conditiile speciale de participare si daca ROMEXPO si-a exprimat avizul in acest sens. ROMEXPO avizeaza participarea co-expozantilor si a societatilor reprezentate suplimentar doar daca acestia s-ar fi calificat pentru avizarea ca expozanti de sine statatori. In continuare, co-expozantii si societatile reprezentate suplimentar trebuie sa achite taxele de participare corespunzatoare prevazute in conditiile speciale de participare. Taxa aferenta co-expozantilor si societatilor reprezentate suplimentar se achita de catre expozantul respectiv; de asemenea, ROMEXPO poate factura aceasta taxa dupa terminarea targului. Expozantul are responsabilitatea de a se asigura ca atat co-expozantii cat si celelalte societati pe care le reprezinta respecta conditiile de participare, orientarile tehnice si instructiunile conducerii complexului expozitional. Expozantul raspunde pentru datoriile si neglijenta co-expozantilor si societatilor reprezentate suplimentar ca si cum ar fi personal in culpa. In cazul in care co-expozantii utilizeaza in mod direct serviciile prestate de ROMEXPO, acesta are dreptul de a factura expozantului serviciile respective. Expozantul raspunde solidar si individual.

5. Rezilierea contractului

Daca amplasamentul, tipul, dimensiunile sau suprafata zonei expozitionale inchiriate de expozant sufera modificari ulterioare importante, astfel incat acceptarea spatiului respectiv sa nu mai fie o optiune rezonabila pentru expozant, acesta are dreptul de a rezilia contractul de inchiriere in termen de o saptamana de la primirea notificarii expediate de ROMEXPO in acest sens. In orice alte cazuri, expozantul nu are dreptul de a rezilia prezentul contract, cu exceptia drepturilor conferite prin lege in acest sens. In cazul in care expozantul declara ca se retrage dintr-un anumit eveniment, ROMEXPO are dreptul de a dispune de spatiul inchiriat in alte scopuri, indiferent daca expozantul in cauza are sau nu dreptul de a rezilia contractul. Expozantii care isi anuleaza participarea fara a avea acest drept, astfel neindeplinindu-si obligatiile contractuale fara un motiv intemeiat in acest sens, sunt obligati sa achite catre ROMEXPO taxa de participare daca spatiul respectiv ramane neocupat pe perioada evenimentului, dar si in situatia in care ROMEXPO reuseste sa il reinchirieze; totusi, in cazul din urma ROMEXPO trebuie sa compenseze valoarea economiei realizate si a avantajelor obtinute prin reinchirierea sau utilizarea spatiului standului in alte scopuri. Pe langa reinchirierea spatiului standului catre alt expozant, acesta poate fi utilizat de catre ROMEXPO, printre altele si in primul rand, pentru a gazdui un tert al carui stand ar fi fost amplasat in alta parte, evitandu-se astfel impresia de intrerupere a aranjamentului standurilor, sau poate fi reproiectat astfel incat sa mascheze faptul ca a ramas neocupat. ROMEXPO are dreptul de a rezilia contractul in cazul in care expozantul nu isi indeplineste la timp obligatiile financiare fata de ROMEXPO. De asemenea, ROMEXPO are dreptul de a rezilia contractul daca expozantul isi neglijeaza obligatia contractuala de a respecta drepturile, interesele si obiectele de protectie juridica ale ROMEXPO, acesta din urma nemaiputand respecta prevederile contractului in mod rezonabil. In cazurile mentionate mai sus, ROMEXPO are nu doar dreptul de a rezilia contractul, ci si pe cel de a solicita achitarea de catre expozant a taxei de participare convenite, ca despagubire forfetara. Aceste prevederi nu afecteaza dreptul ROMEXPO de a pretinde despagubiri suplimentare. Expozantul poate pretinde reducerea despagubirii forfetare daca dovedeste ca ROMEXPO a suferit mai putin daune.

6. Taxe de participare si drept de sechestru

Taxele de participare se calculeaza in baza cotatiilor specificate in formularul de cerere. La efectuarea calculelor se tine seama de fiecare metru patrat sau fractiune de metru patrat, suprafata podelei fiind considerata intotdeauna dreptunghiulara. Nu se iau in considerare proiectiile, elementele de sprijin, racordurile la utilitati si obiectele similare. In general, expozantii primesc factura corespunzatoare taxei de participare impreuna cu planul pavilionului. Taxa de participare, avansul corespunzator contravalorii serviciilor si taxa de avizare a co-expozantilor se achita inainte de ocuparea zonei expozitionale. Daca expozantii au comandat anumite servicii oferite de ROMEXPO, acesta din urma are dreptul de a refuza prestarea serviciilor respective, inclusiv furnizarea de energie electrica, apa, aer comprimat etc. pana la stingerea obligatiilor financiare ale expozantului catre ROMEXPO. Expozantul nu are dreptul de a solicita dobanda la avansul achitat pentru furnizarea serviciilor. Aceasta conditie se aplica in mod special in cazul obligatiilor contractate in cadrul evenimentelor anterioare. Clauzele si conditiile de plata respecta conditiile speciale de participare. Conform legii, ROMEXPO isi rezerva dreptul de a-si exercita dreptul la sechestru al locatorului pentru a-si acoperi creantele aparute in urma inchirierii. Expozantii au obligatia de a informa ROMEXPO in orice moment cu privire la posesorul articolelor expuse sau care urmeaza a fi expuse. Daca un expozant nu isi respecta obligatiile de natura financiara, ROMEXPO poate retine exponatele si echipamentele standului acestuia pentru a le vinde, pe cheltuiala expozantului, in cadrul unei licitatii publice sau al unei tranzactii private. ROMEXPO nu isi asuma raspunderea in cazul deteriorarii exponatelor si echipamentelor standului retinute in baza prezentei clauze, cu exceptia cazului in care se face vinovata de dol sau neglijenta grava.

7. Garantie

Reclamatiile privind eventualele defecte ale standului sau zonei expozitionale trebuie depuse la ROMEXPO in scris imediat dupa ocuparea zonei expozitionale, dar nu mai tarziu de ultima zi a perioadei de amenajare a standurilor, astfel incat ROMEXPO sa poata remedia defectele respective. Reclamatiile ulterioare nu sunt luate in considerare si nu pot fi utilizate ca temei pentru intentarea de actiuni impotriva ROMEXPO.