Conditii generale, tehnice si de participare

APLICABILITATE

Prezentele Conditii generale, tehnice si de participare se aplica tuturor categoriilor de clienti (expozanti, organizatori, chiriasi, vizitatori, public larg) pe teritoriul Centrului Expozitional Romexpo. Conditiile generale, tehnice si de participare completeaza conditiile specifice de participare stabilite prin contract, in masura in care acestea nu contravin altor clauze agreate de parti. Prin eveniment se intelege orice targ, expozitie, concert, congres, conferinta, festival etc.

CENTRUL EXPOZITIONAL ROMEXPO

Centrul Expozitional Romexpo este situat in Bucuresti, B-dul Marasti nr. 65 67, sector 1 si cuprinde spatii expozitionale prezentate pe site-ul www.romexpo.ro. Centrul Expozitional Romexpo este administrat de Romexpo S.A., societate cu sediul social in Bucuresti, B-dul Marasti nr. 65-67, sector 1, cod 011465, CUI 1555425, J40/14818/1991, denumit in continuare Organizator. Prin spatiu expozitional se intelege orice pavilion, sala de conferinta, platforma exterioara, parcare.

I. CONDITII GENERALE
I.1. ACCES

Accesul in cadrul Centrului Expozitional se realizeaza numai pe la punctele special amenajate disponibile pentru fiecare eveniment si numai in baza unor bilete sau a unor legitimatii valide, dupa caz.

Conducerea unui vehicul in centrul expozitional este permisa numai cu un permis special, o autorizatie de intrare valabila sau un permis de parcare valabil. In timpul unui eveniment, este strict interzisa conducerea sau parcarea unui vehicul in centrul expozitional. Cu toate acestea, Romexpo S.A. poate face exceptii si poate elibera permise corespunzatoare de parcare sau de intrare. Romexpo S.A. are dreptul sa perceapa o taxa pentru eliberarea permiselor de parcare sau intrare.

Permisul de parcare sau intrare trebuie amplasat in spatele parbrizului vehiculului respectiv astfel incat sa fie vizibil in mod clar. Trebuie respectate cu strictete regulile privind utilizarea permiselor de parcare sau de intrare. Permisele de parcare sau de intrare trebuie returnate oricand la cererea personalului Romexpo S.A. responsabil de controlul circulatiei sau la cererea personalului de securitate. Permisele de parcare si/sau intrare sunt valabile numai pentru vehiculul pentru care au fost eliberate. Romexpo S.A. are dreptul sa solicite o garantie in schimbul intrarii in centrul expozitional si sa limiteze durata maxima de sedere. Garantia platita se pierde daca se depaseste durata maxima de sedere. Aceasta regula se aplica in timpul perioadelor de constructie si demontare a standurilor precum si in cazurile cand Romexpo S.A. a permis accesul in centrul expozitional in perioada fiecarei expozitii. Codul rutier din Romania se aplica in tot spatiul centrului expozitional si in parcarile acestuia. In spatiul expozitional se aplica o limita maxima de viteza de 20 km/h. In interiorul pavilioanelor, este interzisa circulatia vehiculelor. Aceasta regula se aplica si pentru restul centrului expozitional in perioada expozitiilor.

Vehiculele pot intra in pavilioane numai pentru incarcare si descarcare. Trebuie acordata atentie pentru a nu deteriora conexiunile de alimentare existente si alte componente de infrastructura tehnica. Trebuie respectate capacitatea portanta stipulata a podelelor din pavilioane, precum si inaltimea si latimea portilor. Motoarele trebuie oprite in timpul incarcarii si descarcarii. Parcarea vehiculelor in pavilioane este strict interzisa. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a refuza accesul motorizat in pavilioane din motive pe care le considera justificate. Trebuie sa se acorde atentie maxima pietonilor. Nu este permis accesul vehiculelor la rutele sau zonele verzi care au fost inchise printr-un cordon. In centrul expozitional nu se pot aduce case mobile si rulote pentru cazare. Exceptie fac cele care sunt folosite numai pentru expunere.

Vehiculele nu au voie sa se opreasca in intreg spatiul expozitional cu exceptia zonelor concepute corespunzator. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a inlatura, pe riscul si pe cheltuiala persoanei responsabile, a soferului sau a proprietarului, orice vehicule, remorci, containere, schipuri sau ambalaje pline/goale lasate in zonele unde oprirea este interzisa.

Trebuie respectate cu strictete masurile implementate de Romexpo S.A. pentru controlul circulatiei, inclusiv instructiunile emise de personalul responsabil de controlul circulatiei, in special in vederea asigurarii unui trafic fluid in timpul perioadelor de montare si demontare a standurilor precum si in timpul evenimentului propriu-zis.

Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a reglementa inainte de toate accesul expozantilor si/sau al companiilor care le construiesc standurile si al altor contractanti la standurile individuale.

In ceea ce priveste targurile si expozitiile, este recomandabil sa se utilizeze intreaga perioada permisa pentru constructia standurilor deoarece din experienta se stie ca centrul expozitional va fi foarte aglomerat in ultimele doua zile de constructie a standurilor. Nu se pot depune plangeri impotriva Romexpo S.A. daca intarzierile sunt create de expozanti, de firmele de constructie a standurilor acestora sau de alti contractanti din cauza supraaglomerarii centrului expozitional sau a masurilor implementate de Romexpo S.A. pentru a controla circulatia in centrul expozitional si/sau accesul la standuri.

I.2. PARCARE

Centrul Expozitional Romexpo dispune de locuri de parcare pentru participantii la evenimente.

Spatiile destinate parcarii din cadrul Centrului Expozitional Romexpo sunt proprietate privara, cu regim de circulatie pe drum public unde se aplica regulile de circulatie prevazute de legislatia in vigoare privind circulatia pe drumurile publice, precum si urmatoarele reguli:

  • parcarea autovehiculelor in spatiile destinate parcarii din Centrul Expozitional Romexpo presupune acceptarea de catre conducatorul auto a prezentelor Conditii generale, tehnice si de participare, dar si respectarea regulilor de circulatie si parcare.
  • Romexpo S.A. nu este responsabila pentru nici o consecinta, imediata sau ulterioara, directa sau indirecta, a nerespectarii prezentelor Conditii generale, tehnice si de participare.
  • Este interzisa:

– utilizarea locurilor marcate rezervate persoanelor cu dizabilitati de catre persoane care nu se afla intr-o astfel de situatie;
– parcarea autovehiculelor in afara locurilor marcate;
– stationarea autovehiculelor in dreptul cailor de acces;
– efectuarea de reclama, de orice natura, in incinta parcarii.

  • Perioada maxima de timp in care un autovehicul poate stationa in parcare este de 48 (patruzecisiopt) de ore; dupa acest interval, autvehicolul va fi indepartat de catre Romexpo S.A. sau de catre reprezentantii/imputernicitii acestuia si transportat in locuri special amenjate in afara Centrului Expozitional cu suportarea tuturor costurilor aferente de catre conducatorul auto/detinatorul autoturismului.
  • Conducatorul auto/detinatorul autoturismului are obligatia sa respecte normele P.S.I. specific, fiind direct rapunzator de prejudiciile produse.
  • Este interzis a lasa in autovehicul animale, substante inflamabile sau alte substante periculoase.
  • Conducatorul auto/detinatorul autoturismului are obligatia de a nu lasa la vedere in autovehicule obiecte de valoare. Romexpo S.A. nu este raspunzatoare de eventualele daune, prejudicii sau furturi ce pot avea loc in parcare.
  • Conducatorul auto/detinatorul autoturismului are obligatia de a nu executa lucrari de intretinere sau reparatii, lucrari de cosmetizare in cadrul Parcarii Centrului Expozitional.
  • Pentru evitarea noxelor, conducatorul auto are obligatia de a nu lasa pornit motorul autovehiculului in timpul stationarii sau parcarii.
  • Viteza maxima de circulatie a autovehiculelor in perimetrul Parcarii este de 5 km/h.
  • Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a interzice accesul persoanelor/conducatorilor auto care nu respecta prevederile prezentelor Conditii generale, tehnice si de participare.
  • Conducatorii auto au obligatia de a acorda maxima atentie indicatoarelor instalate in perimetrul Parcarii si a Centrului Expozitional, precum si a tuturor informatiilor afisate si indicatiilor agentilor de paza.
  • Romexpo S.A. nu este raspunzatoare de accidentele sau orice alte incidente suferite de catre utilizatorii parcarii/conducatorii autovehiculelor ca urmare a neatentiei, a folosirii neadecvate (sau din orice alte cause) a barierelor ori a altor echipamente, instalatii sau alte asemenea apartinand parcarii Centrului Expozitional.
  • Eventualele avarii produse autovehiculelor proprii cat si altor autovehicule, precum si instalatiilor sau echipamentelor care apartin Parcarii Centrului Expozitional de catre conducatorii auto sau alti utilizatori ai parcarii in timpul deplasarii ori stationarii in incinta vor fi suportate integral de catre cei vinovati, cu excluderea raspunderii / exonerarea de raspundere a Romexpo S.A.

I.3. PUBLICITATE IN CADRUL CENTRULUI EXPOZITIONAL

Expunerea si distribuirea de pliante si materiale promotionale este gratuita in suprafata inchiriata de expozant sau organizator. Desfasurarea acestei activitati in afara spatiului inchiriat sau de catre o terta parte se poate face numai contra cost prin completarea formularului de comanda „Distributie materiale promotionale”, disponibil pe site-urile targurilor organizate in cadrul Centrului Expozitional.

Publicitatea se va limita la promovarea de produse si nu va incalca prevederile legale, nu va fi de natura politica sau ideologica. Nu se permite publicitatea comparativa. Romexpo S.A. are dreptul sa inlature din Centrul Expozitional, fara acordul clientului inscriptionarile, reclamele si alte forme de publicitate, in cazul in care considera ca nu sunt in concordanta cu legislatia romana, cu conditiile de participare sau ca deranjeaza pe ceilalti expozanti.

Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a interzice afisarea sau distribuirea de materialele publicitare care ar putea da nastere la ofense la adresa altor participanti si va lua masuri care vor duce la confiscarea, pe durata evenimentului, a stocurilor de materiale existente.

Publicitatea in mediile optice, mobile, acustice (nivelul maxim admis al sunetului este de 70Db) este permisa doar in cazul in care nu deranjeaza participantii din vecinatate si nu acopera sunetul din pavilioane (anunturile radio, etc,). In cazul incalcarii acestor prevederi, Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a interveni si de a cere stoparea transmiterii mesajului publicitar.

I.4. ASIGURARE PAZA

Romexpo S.A. asigura paza generala a spatiilor exterioare in afara programului zilnic, fara a fi tinut raspunzator pentru securitatea produselor din spatiul inchiriat. Se recomanda asigurarea bunurilor sau asigurarea personala. Romexpo S.A. poate pune la dispozitie acest serviciu de care se poate beneficia prin completarea formularului de comanda „Paza Standului”, disponibil pe site-urile targurilor organizate in cadrul Centrului Expozitional.

In cazul in care unul dintre bunuri este furat, clientul este obligat sa anunte imediat Biroul de Politie. Clientul este responsabil pentru securitatea bunurilor in timpul programului zilnic.

I.5. CURATENIE

Romexpo S.A. asigura curatenia spatiilor comune din cadrul Centrului Expozitional, fara a avea obligatia asigurarii curateniei in spatiile inchiriate. Romexpo S.A. poate pune la dispozitie acest serviciu de care se poate beneficia prin completarea formularului de comanda „Curatenie stand”, disponibil pe site-urile targurilor organizate in cadrul Centrului Expozitional.

I.6. GARANTIE

Reclamatiile privind eventualele defecte ale standului sau zonei expozitionale trebuie depuse la Romexpo S.A. in scris imediat dupa ocuparea zonei expozitionale, dar nu mai tarziu de ultima zi a perioadei de amenajare a standurilor, astfel incat Romexpo S.A. sa poata remedia defectele respective. Reclamatiile ulterioare nu sunt luate in considerare si nu pot fi utilizate ca temei pentru intentarea de actiuni impotriva Romexpo S.A.

I.7. PROGRAM

Pe perioada evenimentelor, spatiile din cadrul Centrului Expozitional se deschid cu cel putin o ora inainte de ora de deschidere oficiala si se inchid cu maxim o ora dupa ora de inchidere oficiala, conform programului de desfasurare al evenimentelor. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a impune cerinte speciale in acest sens. Expozantii si organizatorii care au nevoie din motive exceptionale sa lucreze la standurile lor in afara intervalui orar mentionat mai sus trebuie sa solicite acordul scris al Romexpo S.A.

In timpul perioadelor de amenajare si dezafectare necesare desfasurarii unui eveniment, activitatea se poate desfasura in spatiile din cadrul Centrului Expozitional intre orele 8.00 si 20.00 in masura in care nu s-au specificat alte intervale orare pentru evenimentul respectiv. Din motive generale de siguranta, spatiile Centrului Expozitional sunt inchise in afara acestor ore. Prelungirea intervalui orar mentionat este posibila doar in situatii exceptionale si necesita acordul scris al Romexpo S.A

.I.8. SANATATE SI SECURITATE. SITUATII DE URGENTA

Se interzice introducerea substantelor explozive in cadrul Centrului Expozitional Romexpo. Aceeasi regula se aplica si in cazul munitiei.

Spectacolele pirotehnice trebuie avizate de Romexpo S.A. si coordonate impreuna cu acesta. Avizele necesare se obtin de la autoritatile de siguranta relevante. Totusi, acordarea acestui aviz exceptional nu reprezinta un drept al participantilor.

In general, se interzice utilizarea baloanelor, a dirijabilelor si a altor obiecte zburatoare in cadrul Centrului Expozitional Romexpo. Orice exceptie de la aceasta regula trebuie aprobata de Romexpo S.A. In cazul obtinerii avizului, baloanele si dirijabilele pot fi umplute exclusiv cu gaze neinflamabile si netoxice. Baloanele si dirijabilele trebuie sa ramana in perimetrul dinainte stabilit si sa nu depaseasca inaltimea permisa a standurilor si panourilor publicitare. Utilizarea masinilor de fum in interiorul Centrului Expozitional Romexpo trebuie coordonata de directia corespunzatoare a Romexpo S.A.

Clientii vor respecta legile de prevenire a incendiilor, legile de prevenire a accidentelor de lucru si cele referitoare la prejudiciile cauzate pe teritoriul Centrului Expozitional Romexpo, in conformitate cu prevederile Codului Civil roman. Fumatul in standuri si pavilioane este strict interzis, fiind posibil numai in zonele exterioare special amenajate. Clientul are urmatoarele obligatii principale privind problematica de Securitate si sanatate in munca:

  • privind problematica de securitate si sanatate in munca si sa comunice numele catre salariatii desemnati de Romexpo S.A.
  • Sa asigure personal calificat si instruit, in conformitate cu legislatia in vigoare, in functie de specificul si natura lucrarilor de executat.
  • Sa asigure informarea angajatilor proprii asupra riscurilor de accidentare si imbolnavire profesionala specifice perimetrului de munca, precum si asupra masurilor de prevenire si protectie ce trebuie luate si respectate, pentru evitarea producerii unor accidente de munca, a unor incendii sau poluari a mediului.
  • Sa asigure toate conditiile de munca pentru evitarea accidentelor si imbolnavirilor profesionale, sa acorde mijloace individuale si colective de protectie si, in functie de factorii de risc identificati, sa asigure examinarea medicala la angajare si periodica pentru personalul propriu.
  • Sa verifice zilnic, la fata locului, prin persoane desemnate, modul cum sunt asigurate masurile de securitate si sanatatea muncii, situatii de urgenta si protectia mediului, cunoscand faptul ca este direct raspunzator de producerea unor evenimente de natura celor care fac obiectul prezentului contract.
  • Sa efectueze instruirea periodica pe probleme de securitate si sanatate in munca, PSI-SU si protectia mediului a personalului propriu.
  • Orice eveniment (accident de munca) in care este implicat personalul Clientului va fi comunicat imediat de catre salariatii desemnati de Romexpo S.A.
  • Accidentele de munca suferite de personalul Clientului, in cadrul Centrului Expozitional Romexpo, datorate neasigurarii si nerespectarii de catre acestia a normelor de securitate si sanatate in munca si PSI-SU, precum si a prevederilor prezentului contract, se inregistreaza de catre Client.
  • Accidentele de munca suferite de personalul Clientului in instalatiile si/sau locurile de munca apartinand Romexpo S.A., ca urmare a patrunderii in acestea fara atributii de serviciu, se inregistreaza de catre Client.
  • Accidentele produse asupra personalului Romexpo S.A., datorita neluarii masurilor tehnico-organizatorice si igienico-sanitare de catre personalul Clientului se inregistreaza si se raporteaza ca accident de munca al Clientului.
  • Accidentele produse asupra personalului Clientului din cauza nerespectarii cerintelor de securitate si sanatate in munca de catre angajatii Romexpo S.A., se vor inregistra de catre Romexpo S.A.
  • In cazul producerii unor evenimente (accidente umane, tehnice, incendii,explozii, etc) partile au obligatia sa anunte organele abilitate prin lege, precum: Inspectoratul Teritorial de Munca, Brigada de pompieri, Procuratura, Politia, etc si sa ia masurile necesare pentru a nu se modifica starea de fapt care a rezultat in urma evenimentului, cu exceptia cazurilor cand mentinerea acesteia ar genera alte evenimente sau ar pune in pericol viata muncitorilor sau a altor persoane.
  • In cazul producerii unor evenimente se intervine in comun pentru acordarea primului ajutor si expedierea victimei la spital pentru interventie.
  • In cazul producerii unui inceput de incendiu se va interveni prompt cu mijloacele de prima interventie din dotare, evacuarea persoanelor, a bunurilor, inclusiv acordarea primului ajutor , dupa caz;
  • In cazul unor situatii neprevazute in prezentul contract, inregistrarea accidentului se va stabili de catre Inspectoratul Teritorial de Munca.

Clientul are urmatoarele obligatii principale privind problematica de Situatii de urgenta:

  • Sa cunoasca si sa respecte masurile de aparare impotriva incendiilor, stabilite Romexpo S.A.
  • Sa utilizeze substantele periculoase, instalatiile, utilajele, masinile, aparatura si echipamentele, potrivit instructiunilor tehnice, precum si celor date de Romexpo.
  • Sa intretina si sa foloseasca, in scopul pentru care au fost realizate, dotarile pentru apararea impotriva incendiilor, puse la dispozitie Romexpo S.A.
  • Sa respecte normele de aparare impotriva incendiilor, specifice activitatilor pe care le organizeaza sau le desfasoara.
  • Sa nu efectueze modificari neautorizate si fara acordul scris al Romexpo S.A., al proiectantului initial al constructiei, instalatiei, echipamentului, dispozitivului sau mijlocului de transport utilizat ori al unui expert tehnic atestat potrivit legislatiei in vigoare.
  • Sa nu efectueze manevre nepermise sau modificari neautorizate ale sistemelor si instalatiilor de aparare impotriva incendiilor.
  • Sa aduca la cunostinta Romexpo S.A., orice defectiune tehnica ori alta situatie care constituie pericol de incendiu.
  • Sa comunice, imediat dupa constatare, Romexpo S.A. orice incalcare a normelor de aparare impotriva incendiilor sau a oricarei situatii stabilite de aceasta ca fiind un pericol de incendiu, precum si orice defectiune sesizata la sistemele si instalatiile de aparare impotriva incendiilor.
  • Sa coopereze cu salariatii desemnati de Romexpo S.A., dupa caz, respectiv cu cadrul tehnic specializat, care are atributii in domeniul apararii impotriva incendiilor, in vederea realizarii masurilor de aparare impotriva incendiilor.
  • Sa actioneze, in conformitate cu procedurile stabilite la locul de munca, in cazul aparitiei oricarui pericol iminent de incendiu.
  • Sa furnizeze persoanelor abilitate toate datele si informatiile de care are cunostinta, referitoare la producerea incendiilor.
  • Sa tina in permanenta caile de evacuare si interventie libere de orice obstacol.
  • Sa elibereze premise de lucru cu foc deschis in conditiile legii.
  • Sa respecte legislatia privind depozitarea produselor si substantelor cu risc de incendiu / explozie.
  • Se interzice executarea lucrarilor de sudura si a altor lucrari cu flacara deschisa fara autorizatia Romexpo S.A.
  • Ambalajele si deseurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor facandu-se la punctele stabilite in acest scop.
  • Parcarea autovehiculelor se va efectua in spatiile special desemnate de Romexpo S.A.
  • Orice daune provocate de incendii cad in sarcina exclusiva a celui ce le-a provocat. In vederea respectarii normelor de protectia muncii, mediului si a normelor PSI, Clientul are urmatoarele obligatii:
  • Sa asigure pentru intreg personalul cu care colaboreaza instructajul introductiv general privind securitatea si sanatatea in munca, instructajul la locul de munca privind securitatea si sanatatea in munca, protectia muncii si PSI, instructajul periodic specific privind protectia muncii si PSI.
  • Obligatiile si raspunderile privind respectarea normelor si realizarea deplina a masurilor de protectia muncii, protectia mediului si PSI, de catre angajatii care lucreaza in activitatile ce fac obiectul prezentului contract revin in exclusivitate Clientului. In caz de pagube materiale datorate accidentelor de munca, incendiilor, avariilor din vina personalului Clientului sau cu care acesta colaboreaza, acestea vor fi suportate de catre Client.
  • In cazul producerii unor accidente de munca, cu incapacitatea temporara, cu invaliditatea sau mortale suferite la locul de munca sau pe teritoriul Romexpo de catre personalul Clientului sau cu care acesta colaboreaza, accidentele mentionate vor fi declarate si inregistrate de catre Client, cu obligatia Clientului de informare in prealabil a Romexpo S.A. Clientul este responsabil pentru instiintarea tuturor prepusilor si colaboratorilor, inclusiv a participantilor la concert, de aceasta clauza contractuala si raspunde pentru indeplinirea acestora.
  • In situatii de urgenta (de exemplu: incendiu, inundatii, scapari de gaze), in vederea interventiei operative si a limitarii pagubelor, personalul Romexpo S.A. asistat de reprezentantii Clientului si, dupa caz, de repreentantul ISU (pompierilor) si/sau reprezentantul politiei, poate intra in spatiile de expunere, intocmind in acest sens un proces verbal semnat de persoanele participante.
  • In cazul folosirii de materiale pirotehnice in Centrul Expozitional Romexpo, Clientul va obtine toate autorizatiile conform legii nr. 126/1995 privind, dupa caz: prepararea, detinerea, transportul, comercializarea si folosirea lor precum si obtinerea tuturor avizelor de la Inspectoratul Teritorial de Munca, Directia Generala de Politie a Municipiului Bucuresti, Primaria Capitalei, Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta Bucuresti.
  • Sa raspunda in conditiile Codului Civil, pentru prejudiciile cauzate Romexpo S.A. prin fapta proprie, a prepusilor/partenerilor acestuia, a participantilor la eveniment.
I.9. PROTECTIA MEDIULUI

Participantii trebuie sa respecte toate prevederile legale in ceea ce priveste protectia mediului si regimul deseurilor, inclusiv in ceea ce priveste eliminarea deseurilor generate in timpul derularii unui eveniment si amenajararii/ dezafectarii spatiilor utilizate in timpul acestuia.

Se interzice depozitarea ambalajelor goale de orice tip (de exemplu ambalaje si materiale de ambalare) in interiorul pavilioanelor (atat in cadrul standurilor cat si in afara acestora), pe spatiile exterioare si pe platformele de incarcare. Articolele de acest tip trebuie indepartate imediat ce se golesc.

I.10. AUTORITATEA INTERNA

Romexpo S.A. are autoritate deplina in ceea ce priveste centrul expozitional pe durata evenimentelor, de la inceputul perioadei de constructie, pana la finalul perioadei de dezafectare. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a emite instructiuni. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a face fotografii si materiale video legate de standuri si exponate, si de a le utiliza in scopuri de promovare a targurilor si in presa.

I.11. PROPRIETATE INTELECTUALA

Participantii care doresc sa difuzeze/utilizeze muzica in Centrul Expozitional Romexpo sunt direct raspunzatori de respectarea intocmai a legislatiei si reglementarilor in vigoare in Romania si pe plan international si indeosebi in ceea ce priveste legea drepturilor de autor si celelalte reglementari in materie. De asemenea, acestia se obliga sa obtina si sa achite toate taxele/remuneratiile datorate catre organele de gestiune colectiva a drepturilor de autor (UCMR-ADA, CREDIDAM, U.P.F.R) pentru obtinerea licentelor de autorizare a comunicarii publice a repertoriului muzical in scop ambiental si/sau lucrativ, in conformitate cu dispozitiile Legii nr.8/1996 privind dreptul de autor si drepturile conexe, cu toate completarile si modificarile ulterioare si sa plateasca toate taxele si impozitele datorate catre stat, purtand intreaga raspundere pentru aceasta.

II. CONDITII TEHNICE GENERALE

ROMEXPO asigura incalzirea generala si ventilatia pavilioanelor. Toate pavilioanele (exceptand A si D1/D2) au aer conditionat.

II.1. INTERVAL ORAR

II.1.1. Program de constructie si demontare a standurilor

In timpul perioadelor generale de construire si demontare a standurilor, activitatea se poate desfasura in pavilioanele si in spatiile exterioare de expozitie intre orele 8.00 si 20.00 in masura in care nu s-au specificat alte intervale orare pentru targul respectiv.

Din motive generale de siguranta, pavilioanele si spatiile expozitionale sunt inchise in afara acestor ore. Prelungirea acestui program orar este posibila doar in situatii exceptionale si necesita acordul scris al Romexpo S.A.

II.1.2. Durata evenimentului

In timpul perioadei expozitiilor, pavilioanele se deschid cu o ora inainte de ora de deschidere oficiala si se inchid cu o ora dupa ora de inchidere oficiala. ROMEXPO isi rezerva dreptul de a impune cerinte speciale in acest sens.

Expozantii care au nevoie sa lucreze la standurile lor in afara acestui interval orar din motive exceptionale trebuie sa solicite acordul scris al Romexpo S.A.

II. 2. CIRCULATIA IN CADRUL CENTRULUI EXPOZITIONAL, TRASEE DE URGENTA, ECHIPAMENTE DE SIGURANTA

II. 2.1. Regulamente privind circulatia rutiera

Vehiculele pot intra in pavilioane numai pentru incarcare si descarcare. Trebuie acordata atentie pentru a nu deteriora conexiunile de alimentare existente si alte componente de infrastructura tehnica. Trebuie respectate capacitatea portanta stipulata a podelelor din pavilioane, precum si inaltimea si latimea portilor. Motoarele trebuie oprite in timpul incarcarii si descarcarii. Parcarea vehiculelor in pavilioane este strict interzisa. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a refuza accesul motorizat in pavilioane din motive pe care le considera justificate. Trebuie sa se acorde atentie maxima pietonilor. Nu este permis accesul vehiculelor la rutele sau zonele verzi care au fost inchise printr-un cordon.In centrul expozitional nu se pot aduce case mobile si rulote pentru cazare.Exceptie fac cele care sunt folosite numai pentru expunere.

Vehiculele nu au voie sa se opreasca in intreg spatiul expozitional cu exceptia zonelor concepute corespunzator. Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a inlatura, pe riscul si pe cheltuiala persoanei responsabile, a soferului sau a proprietarului, orice vehicule, remorci, containere, schipuri sau ambalaje pline/goale lasate in zonele unde oprirea este interzisa.

Trebuie respectate cu strictete masurile implementate de Romexpo S.A. pentru controlul circulatiei, inclusiv instructiunile emise de personalul responsabil de controlul circulatiei, in special in vederea asigurarii unui trafic fluid in timpul perioadelor de montare si demontare a standurilor precum si in timpul evenimentului propriu-zis.

Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a reglementa inainte de toate accesul expozantilor si/sau al companiilor care le construiesc standurile si al altor contractanti la standurile individuale.

In ceea ce priveste targurile si expozitiile, este recomandabil sa se utilizeze intreaga perioada permisa pentru constructia standurilor deoarece din experienta se stie ca centrul expozitional va fi foarte aglomerat in ultimele doua zile de constructie a standurilor. Nu se pot depune plangeri impotriva Romexpo S.A. daca intarzierile sunt create de expozanti, de firmele de constructie a standurilor acestora sau de alti contractanti din cauza supraaglomerarii centrului expozitional sau a masurilor implementate de Romexpo S.A. pentru a controla circulatia in centrul expozitional si/sau accesul la standuri.

II.2.2. Rute de urgenta

Zone de interventie in caz de incendii, hidranti de incendiu In nici un moment nu se poate restrictiona accesul la zonele de interventie in caz de incendii, la caile de evacuare in caz de urgenta si la zonele de siguranta proiectate corespunzator. Accesul nu poate fi restrictionat de vehicule parcate, de obiecte de expozitie depozitate, de materiale de constructie sau de ambalare, etc. care blocheaza drumul, in special in timpul perioadelor de constructie si demontare a standurilor.

Vehiculele si obiectele parcate sau care blocheaza zonele de interventie in caz de incendii, caile de evacuare in caz de urgenta sau zonele de siguranta pot fi indepartate pe cheltuiala persoanei responsabile. Hidrantii din pavilioane si din zonele de expozitie exterioare nu pot fi obstructionati si trebuie sa poata fi identificati si accesibili.

Iesiri de urgenta, trape de evacuare, culoare in pavilioane Toate iesirile din pavilioane si culoarele proiectate ca atare in planurile pavilionului trebuie sa fie libere pe intreaga lor latime. Acestea servesc drept rute de evacuare in situatii de urgenta, drept urmare nu pot fi niciodata obstructionate de obiecte lasate in drum sau proeminente. Usile aflate pe traseul iesirilor de urgenta trebuie sa se deschida usor din interior si pe toata largimea. Usile de iesire, trapele de evacuare si orice semne care indica pozitia lor nu pot fi obstructionate, acoperite cu constructii, blocate, acoperite sau neidentificabile. Standurile de informatii Romexpo vor fi amplasate conform solicitarilor sefilor de departament ai Directiei organizare targuri si expozitii.

Se interzice obstructionarea culoarelor proiectate ca atare sau acoperirea acestora cu constructii.

II. 2.3. Echipament de siguranta

Sistemele sprinkler, alarmele de incendiu, echipamentele de stingere a incendiilor, detectoarele de fum, dispozitivele de inchidere pentru intrarile in pavilioane si alte dispozitive de siguranta, semnele care indica pozitia acestora si semnele verzi pentru iesirea de urgenta trebuie sa fie accesibile si vizibile oricand; acestea nu pot fi obstructionate sau blocate.

II. 2.4. Numerotarea standurilor

Toate standurile au numere date de organizator si acestea pot fi inlaturate numai cu acordul anterior al organizatorului.

II. 2.5. Securitate

Romexpo S.A. si/sau compania de securitate angajata de acesta sa supravegheze centrul expozitional este responsabil/sunt responsabili de securitate la intrari si in pavilioane. Romexpo S.A. nu ofera garantii privind securizarea si monitorizarea continua a centrului expozitional. Romexpo S.A. este autorizat sa puna in aplicare orice masuri pe care le considera necesare in scopuri de securizare si monitorizare.

Securitatea standurilor, a articolelor expuse si a altor obiecte aflate in standuri nu reprezinta responsabilitatea Romexpo S.A.. Expozantii sunt responsabili de securitatea propriilor standuri si ar trebui sa se organizeze dupa cum considera. Cu toate acestea, pot fi angajati numai agenti de paza de la compania agreata de Romexpo S.A. pentru a securiza centrul expozitional.

Se atrage atentia expozantilor in mod special asupra faptului ca obiectele expuse la stand si alte articole de la stand sunt expuse riscurilor de furt in special in timpul perioadelor de constructie si demontare a standurilor. Romexpo S.A. nu poate fi trasa la raspundere in perioadele de amenajare si dezafectare pentru disparitia obiectelor de valoare ale expozantilor.

II. 2.6. Evacuare

Romexpo S.A. are dreptul sa dispuna inchiderea si evacuarea salilor, a cladirilor, a pavilioanelor si/sau a zonelor expozitionale exterioare din motive de siguranta si de respectare a normelor.

II. 3. DATE SI CARACTERISTICI TEHNICE ALE PAVILIOANELOR SI ALE SPATIULUI EXPOZITIONAL EXTERIOR

II. 3.1. Date privind pavilioanele

Inaltimea maxima generala permisa pentru constructia standurilor este de regula de 5 m.

Toate pavilioanele sunt echipate cu hidranti interiori si echipamente de detectie incendiu.

Capacitatea portanta maxima permisa a pardoselei pe nivelul 0 (parter) este de 500 kg/mp.

Capacitatea portanta maxima permisa a pardoselei pe etajele pavilioanelor este de 300 kg/mp.

Iluminat normal, tip de curent, tensiune

Iluminatul normal in pavilioane este asigurat de ROMEXPO. Fiecare pavilion este luminat natural si/sau artificial.

Nivele de tensiune disponibile in pavilioanele si platformele centrului expozitional: 230 volti (±10%)/50 Hz monofazat 400 volti (±10%)/50 Hz trifazat

Echipamente de comunicatii

In interiorul standului sunt disponibile contracost conexiuni telefonice, conexiuni la fax, conexiuni de date si acces-point (wifi) pentru conectare la internet.

Sisteme sprinkler

Pavilioanele A si C2 sunt dotate cu instalatii automate de stingere a incendiilor.

Incalzire, ventilatie

Romexpo S.A. asigura incalzirea generala si ventilatia pavilioanelor, cu exceptia perioadelor de amenajare, respectiv dezafectare.

Toate pavilioanele (exceptand pavilionul A si D1- D2) au instalatie de conditionare a aerului.

Deficiente

Orice deficiente de alimentare (referitoare de exemplu, la electricitate, apa, aer comprimat, incalzire, ventilatie, comunicatii, etc.) trebuie raportate imediat Biroului de Asistenta al Romexpo S.A. (pavilion Dispecerat).

Romexpo S.A. nu raspunde pentru daunele aparute ca urmare a deficientelor din cauza fluctuatiilor de alimentare sau a fortei majore sau daca alimentarea este intrerupta la instructiunile Serviciului de pompieri sau ale furnizorilor de servicii vizate (electricitate, apa, energie).

II. 3.2. Spatiu expozitional exterior

Capacitate portanta permisa: 500 kg/m2.

In interiorul standului construit la exterior,sunt disponibile conexiuni la electricitate si racordari la apa/apa reziduala.

II. 4. NORME GENERALE PRIVIND CONSTRUCTIA STANDURILOR

II. 4.1. Norme de siguranta pentru constructia standurilor

Standurile expozitionale care gazduiesc echipamente si exponate, precum si panouri publicitare, trebuie construite cu respectarea masurilor de siguranta, astfel incat sa nu prezinte un pericol pentru siguranta si ordinea publica, dar mai ales pentru viata si sanatatea oamenilor.

Fiecare expozant raspunde de siguranta structurala a standului sau si poate primi solicitarea de a prezenta dovezi in acest sens.

Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a inspecta structura standurilor, exponatele, panourile publicitare etc. sau de a angaja un expert independent care sa verifice stabilitatea acestora si gradul de siguranta la trafic, chiar daca articolele in cauza au fost avizate in prealabil.

Structura standurilor amplasate in zona expozitionala exterioara trebuie proiectate astfel incat sa reziste sarcinilor date de presiunea vantului sau, dupa caz, a zapezii.

Se interzice asigurarea structurii standurilor prin ancorarea de plafonul pavilionului.

Utilajele si echipamentele ce intra sub incidenta ISCIR pot fi utilizate numai in baza solicitarii si acordului Romexpo S.A.

Utilajele si echipamentele ce intra sub incidenta ISCIR trebuie obligatoriu sa fie autorizate ISCIR, in termen scadent si utilizate numai de catre personal autorizat ISCIR. Accidentele si pagubele generate de utilizarea neconforma a echipamentelor ISCIR sunt suportate de catre vinovat.

II. 4.2. Avizarea constructiei standurilor

Orice tip de standuri realizate de alti constructori in afara Romexpo S.A. – atat in zona expozitionala interioara, cat si in cea exterioara – trebuie sa primeasca avizul Romexpo.

Structurile standurilor care necesita inspectie si avizare

Toti organizatorii, expozantii, chiriasii, partenerii in domeniul prestarii de servicii si ceilalti furnizori de servicii au obligatia de a verifica daca structurile temporare pe care intentioneaza sa le construiasca in interiorul pavilioanelor sau in zona expozitionala exterioara necesita avizare.

Proiectele la scara ale standurilor cu unul sau doua etaje trebuie transmise spre avizare de catre Romexpo S.A. Acestea se depun in doua exemplare (planul amplasamentului si schite ale cotelor de inaltime la scara de minimum 1:100) pana la data limita specificata in formularele de comanda pentru servicii expozitionale. In cazul primirii avizului, unul din exemplare este inapoiat expozantului/constructorului standului cu aprobarea Romexpo S.A.

Costurile aferente procesului de avizare a proiectului sunt suportate de catre expozant.

Vehicule si containere

Utilizarea vehiculelor si a containerelor ca exponate in interiorul pavilioanelor necesita avizare.

Dezafectarea structurilor standurilor necorespunzatoare

La solicitarea Romexpo S.A., structurile standurilor care nu au fost avizate sau nu respecta orientarile tehnice ori regimul legal trebuie modificate corespunzator sau dezafectate.

Daca acest lucru nu se realizeaza in termenul stabilit, Romexpo S.A. are dreptul de a efectua aceste modificari sau, dupa caz, de a indeparta structurile standurilor, pe cheltuiala expozantului.

Intinderea raspunderii

Expozantul sau constructorul desemnat de acesta pentru realizarea standului raspunde pentru orice daune cauzate de nerespectarea normelor de mai sus.

In plus, expozantul sau constructorul desemnat de acesta se angajeaza sa exonereze Romexpo S.A. de raspundere in cazul eventualelor reclamatii formulate de terti in urma incalcarii normelor privind constructia standurilor, exprimate mai sus.

II. 4.3. Inaltimea constructiilor

Inaltimea standard a standurilor si panourilor publicitare este 2,50 m.

Inaltimea maxima a constructiilor variaza in functie de eveniment, fiind specificata in conditiile speciale de participare. Inaltimea maxima stabilita de Romexpo S.A. pentru structura standurilor poate fi depasita numai cu acordul scris al Romexpo S.A.

In mod normal, aceasta limitare nu se aplica in cazul exponatelor.

II. 4.4. Prevenirea incendiilor

II. 4.4.1. Norme de prevenire si stingere a incendiilor

Constructia standurilor si materialele decorative

Se  interzice  utilizarea  materialelor  usor  inflamabile  si  a celor care picura, se topesc sau emana gaze toxice in momentul arderii. De asemenea, nu se permite utilizarea materialelor plastice care produc multa funingine la ardere (precum polistirenul, spuma poliuretanica rigida, polistirenul expandat etc.). La instalare, expozantii trebuie sa prezinte certificatele de ignifugare pentru materialele in cauza. Materialele decorative trebuie sa fie cel putin rezistente la foc. Romexpo S.A. permite ignifugarea posterioara a materialelor decorative numai dupa obtinerea avizului pompierilor, daca se foloseste un agent de ignifugare adecvat si avizat si se respecta instructiunile de prelucrare corespunzatoare.

Materialele decorative cu rezistenta standard la foc pot fi utilizate in anumite zone daca amplasamentul acestora prezinta suficienta protectie anti-incendiu. In acest sens trebuie prezentat un certificat de testare care sa confirme clasa de foc a materialelor utilizate. Decoratiunile suspendate trebuie sa se afle la o inaltime de minimum 2,50 m fata de podea.

In anumite cazuri, se pot impune, din motive de siguranta, conditii speciale pentru componentele structurale portante (de exemplu neinflamabilitatea). Imbinarile elementelor care acopera podeaua standului trebuie sa fie etansate.

Se interzice utilizarea clemelor pentru cabluri la ancorarea pieselor care suporta  tensiunea structurii.

Se pot utiliza in scop decorativ numai copaci si plante proaspat taiate (cu frunzele sau acele verzi si pline de seva). Daca pe durata evenimentului se observa uscarea copacilor si a plantelor, care devin astfel usor inflamabile, acestea trebuie indepartate. Copacii nu trebuie sa aiba crengi pana la o inaltime de circa 50 cm deasupra podelei. Gazonul trebuie pastrat umed in permanenta (deoarece prezinta pericol de aprindere de la tigari, chibrituri etc.).

In general bambusul, trestia, fanul, paiele, scoarta decorativa si materialele similare nu indeplinesc conditiile de mai sus, fiind de obicei interzise. Eventualele exceptii de la aceasta regula necesita avizul prealabil al diviziei Romexpo S.A. corespunzatoare.

Ca regula generala, deseurile trebuie sa fie inlaturate si evacuate imediat sau sa fie colectate in recipientele adecvate si evacuate corespunzator.

Exponate de tip vehicule cu motor

Ca regula generala, se interzice conducerea si parcarea vehiculelor cu motor in interiorul pavilioanelor. Orice exceptie de la aceasta regula trebuie aprobata de serviciul pompieri,  dar  acordarea  acestui  aviz  exceptional  nu reprezinta un drept al expozantilor. Vehiculele expuse in interiorul pavilioanelor nu trebuie sa aiba mai mult combustibil decat cel necesar pentru intrarea si iesirea din pavilionul respectiv. Rezervorul de combustibil trebuie sa fie blocat. Se interzice pornirea motoarelor cu ardere interna, in scop demonstrativ, in cadrul pavilioanelor sau al standului expozantului. In cazul demonstratiilor efectuate in zona expozitionala  exterioara,  motoarele  trebuie  echipate  cu tobe de esapament. Se interzice depozitarea combustibililor in interiorul standului.

Standurile expozitionale motorizate sau mobile (camioane de prezentare, autobuze, remorci etc.) trebuie echipate cu sistem de sprinklere daca acopera o zona individuala neintrerupta cu suprafata mai mare de 30 mp. Zonele care prezinta cavitati sunt considerate suprafete individuale neintrerupte daca respectivele cavitati nu sunt suficient de mari pentru a impiedica propagarea incendiilor.

In cazul standurilor expozitionale motorizate sau mobile (camioane de prezentare, autobuze, semiremorci sau remorci), pentru fiecare zona individuala acoperita care masoara mai mult de 30 mp trebuie instalat un sistem de sprinklere.

Substante explozive si munitie

Se interzice expunerea de substante explozive in cadrul targurilor si expozitiilor. Aceeasi regula se aplica si in cazul munitiei.

Focuri  de artificii

Spectacolele pirotehnice trebuie aprobate si coordonate de Romexpo S.A. Avizele necesare se obtin de la autoritatile de siguranta relevante. Totusi, acordarea acestui aviz exceptional nu reprezinta un drept al expozantilor.

Gaze  comprimate, gaze lichefiate, combustibili, lichide inflamabile

Depozitarea si utilizarea de gaze comprimate / lichefiate, combustibili, lichide inflamabile in cadrul Centrului Expozitional Romexpo sunt interzise, cu exceptia cazului in care s-a solicitat si s-a obtinut acordul scris din partea Romexpo S.A.

Utilizarea baloanelor, a dirijabilelor si a altor obiecte zburatoare

In general se interzice utilizarea baloanelor, a dirijabilelor si a altor obiecte zburatoare in cadrul pavilioanelor si a zonei expozitionale exterioare. Orice exceptie de la aceasta regula trebuie aprobata de Romexpo S.A. In cazul obtinerii avizului, baloanele si dirijabilele pot fi umplute exclusiv cu gaze neinflamabile si netoxice. Baloanele si dirijabilele trebuie sa ramana in perimetrul standului si sa nu depaseasca inaltimea permisa a standurilor si panourilor publicitare.

Masini de fum

Utilizarea masinilor de fum trebuie coordonata de directia corespunzatoare a Romexpo S.A.

Scrumiere si recipiente pentru  scrum

Se interzice fumatul in cadrul standurilor, fiind disponibile suficiente locuri special amenajate cu scrumiere si recipiente pentru scrum fabricate din materiale neinflamabile. Se asigura golirea periodica a acestora in recipiente neinflamabile inchise etans.

Recipiente pentru deseuri nereciclabile, reciclabile si reziduale

In interiorul standurilor se interzice utilizarea recipientelor pentru deseuri nereciclabile, reciclabile si reziduale fabricate din materiale inflamabile. Deseurile nereciclabile, reciclabile si reziduale generate de standuri trebuie evacuate regulat, cel mai tarziu in seara fiecarei zile a evenimentului, sau trebuie stranse in sacii de gunoi prevazuti in acest scop si asezate la marginea laturii dinspre culoar.

Romexpo S.A., prin intermediul unui operator, asigura colectarea si eliminarea deseurilor produse de expozanti pe perioada desfasurarii efective a evenimentului in cadrul standurilor, cu exceptia:

  • deseurilor/materialelor reziduale de orice fel rezultate din lucrarile de amenajare/demontare a standului, precum pereti despartitori, plafoane false, rigips, podele, cutii mari de ambalare, paleti etc
  • mochetei, deseurilor rezultate din procesele si demonstratiile realizate cu utilaje, echipamente si masini
  • a deseurilor cu regim special, care pot fi clasificate ca periculoase si nepericuloase (de exemplu: DEEE, anvelope uzate, ambalaje, uleiuri uzate, deseuri medicale si fitosanitare, materiale si echipamente cu PCB azbest, deseuri de origine animala, deseuri in alimentatie publica etc)

Deseurile din materiale usor inflamabile precum talasul, bucatile de lemn, rumegusul si altele similare trebuie pastrate in recipiente etanse pentru a fi evacuate zilnic sau de mai multe ori pe zi in cazul producerii unei cantitati mari de deseuri.

Sacii distribuiti pentru strangerea deseurilor nereciclabile, reciclabile si reziduale sunt colectate de societatea de colectare in seara fiecarei zile a evenimentului.

Pistoale pulverizatoare, vopsele nitrocelulozice, detergenti, solventi

Pe durata desfasurarii manifestarii expozitionale, respectiv perioada de amenajare/constructie, de demontare si perioada propriu zisa de desfasurare a evenimentului, se interzice utilizarea pistoalelor pulverizatoare, precum si a substantelor si vopselelor care contin solventi.

Polizarea pieselor si lucrul cu flacara  deschisa

Pentru  aceste  lucrari  trebuie  solicitat  in  scris  si  obtinut avizul responsabilului SSM din cadrul  Romexpo S.A. care raspunde de toate lucrarile de sudura, taiere, lipire, topire si polizare. Pe durata efectuarii lucrarilor, zona inconjuratoare trebuie protejata de scantei. Toate imbinarile si crapaturile trebuie izolate cu materiale neinflamabile adecvate. Standurile trebuie echipate cu cel putin un stingator de incendii adecvat si avizat pentru incendiile din clasa C. Ca regula generala, lucrul cu flacara deschisa si activitatile care prezinta risc de incendiu sunt interzise pe durata evenimentului. Orice exceptie de la aceasta regula trebuie aprobata de serviciul pompieri.

Ambalaje  goale

Se interzice depozitarea ambalajelor goale de orice tip (de exemplu ambalaje si materiale de ambalare) in interiorul pavilioanelor (atat in cadrul standurilor cat si in afara acestora) si pe platformele de incarcare pe perioada montarii/constructiei standurilor, demontarii si pe perioada de desfasurare propriu-zisa a evenimentului. Articolele de acest tip trebuie indepartate si eliminate imediat.

In limita posibilitatilor, pe baza de comanda din partea expozantului si contracost, acestea pot fi depozitate in spatiile puse la dispozitie de Romexpo S.A.

Daca un expozant nu indeparteaza articolele depozitate necorespunzator in ciuda solicitarilor primite, Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a elimina aceste articole pe riscul si cheltuiala expozantului respectiv.

II. 4.4.2. Foi de sticla si din acril

Nu se permite decat utilizarea geamurilor de securitate adecvate unor scopuri precise. In cazul structurilor realizate din sticla,marginile panourilor din sticla trebuie sa fie prelucrate mecanizat sau protejate pentru a elimina orice risc de ranire. Componentele realizate in intregime din sticla trebuie marcate corespunzator la nivelul ochilor.

II. 4.5. Iesiri, cai de evacuare si usi

Iesiri si cai de evacuare

Standurile a caror podea acopera o suprafata de peste 100 mp, cele cu acces la o cale de evacuare mai lunga de 10 m sau cele proiectate astfel incat iesirea/calea de evacuare nu este vizibila din orice punct al standului trebuie prevazute cu cel putin doua iesiri/cai de evacuare separate, amplasate cat mai departe una de cealalta.

Standul trebuie proiectat astfel incat sa se previna crearea de sali greu accesibile, colturi sau nise.

Toate salile separate utilizate de membrii personalului (birouri, sali de recreere, sali de sedinta etc.) din cadrul unei anumite zone a standului trebuie sa aiba vedere la cea mai apropiata cale de evacuare si la calea de acces catre aceasta.

Se interzice amenajarea de sali in care nu se poate patrunde decat printr-o camera separata (sali izolate).

Daca lungimea maxima a caii de evacuare catre culoarul pavilionului depaseste 10 m, standul respectiv trebuie prevazut cu o iesire secundara si/sau cu un culoar lat de cel putin 2,0 m care sa conduca la unul din culoarele pavilionului.

Latimea cailor de evacuare si a iesirilor trebuie sa masoare minimum 1,00 m.

Usi

Se interzice utilizarea pe caile de evacuare a usilor batante, rotative, cu cod de acces, glisante, cu deschidere pe verticala si a oricaror alte tipuri de bariere in calea accesului.

II. 4.7. Proiectarea standurilor

II. 4.7.1. Conditii

  • Proiectul standului trebuie sa contina planul standului cotat, mobilat, cu precizarea destinatiilor spatiilor (expunere, oficiu, depozit, etc.)
  • In proiect toate fatadele corespunzatoare laturilor libere si a celor construite, trebuie sa aiba cotele de inaltime aferente si pozitia graficii(denumire firma, sigla, etc.)
  • Proiectul standului va contine si o perspectiva axonometrica generala.
  • Proiectul va cuprinde si planurile instalatiilor electrice si sanitare, cu precizarea tipului de bransament electric (mono sau trifazic si puterea instalata), pozitia tabloului electric, a prizelor si a corpurilor de iluminat, a altor consumatori (utilaje in functiune), pozitia racordului cu alimentare cu apa si scurgere.
  • Planul de amplasament al circuitelor de iluminat va respecta fara exceptii normele si normativele instalatiilor electrice in vigoare; obligatia intreruperii iluminatului din stand (zilnic la sfarsitul programului) revine exclusiv expozantului.
  • Memoriul tehnic al proiectului va cuprinde descrierea sistemului constructiv, materialele si finisajele utilizate pentru pardoseala, peretii si plafonul standului, cat si angajamentul proiectantului ca va respecta normele tehnice si prevederile cuprinse in conditiile de participare si in conditiile generale ale targurilor si expozitiilor organizate in Romexpo.
  • In mod obligatoriu proiectul si memoriul tehnic vor fi semnate in clar de proiectantul documentatiei si avizate de firma expozanta.
  • In  cazul  standurilor  etajate  sau  a  structurilor  suport grafica inaltimea maxima admisa este de 5,00 m. Romexpo  S.A.  nu  avizeaza  proiectul  din  punct  de vedere al rezistentei. Asumarea si raspunderea pentru constructia standului apartine in exclusivitate expozantilor.
  • Documentatia solicitata este obligatorie indiferent de amenajarea standului, fiind necesara o prezentare a modului in care se delimiteaza spatiul inchiriat precum si respectarea laturilor libere (de expunere) si a laturilor construite (modul de delimitare, inchidere ale standului).
  • Redactarea documentatiei se va face pe format A3 sau A4 si va fi transmisa spre avizare la Romexpo in format JPG, Corel 9-11 (salvat in curbe) sau Autocad 2005-2007.
  • Raspunderea privind respectarea legislatiei, securitatii si sanatatii in munca, inclusiv realizarea deplina a instructajelor de protectie a muncii, protectia mediului si PSI pentru angajatii expozantului sau ai constructorului revin in exclusivitate expozantului si/sau constructorului.
  • Constructia standului este permisa numai in cazul in care proiectul de stand a fost avizat de catre Romexpo S.A.
  • Este interzisa realizarea constructiilor aeriene peste culoarele de vizitare si de acces, precum si amplasarea de grafica publicitara deasupra acestor culoare, cu exceptia cazului cand exista un aviz favorabil din partea Romexpo S.A.
  • Peretii standului construiti pe laturile libere ale standului trebuie sa aiba un aspect comericial sau sa prezinte un finisaj placut spre culoarele de vizitare.
  • Peretii standului construiti pe laturile inchise ale standului trebuie sa aiba un finisaj neutru pe spatele acestora unde acest lucru este posibil.
  • Este interzisa afisarea de grafica pe spatele peretilor ce sunt considerati laturi inchise catre standurile vecine pozitionati pe aceeasi limita de delimitare intre standuri.
  • Nu este permisa agatarea de plafoanele pavilioanelor a elementelor de amenajare sau semnalizare.
  • Nu este permisa fixarea in pardoseala sau ancorarea de elementele structurale ale pavilionului.
  • Nu este permisa perforarea si deteriorarea platformelor exterioare.
  • In pavilionul central (A) este permisa ancorarea de plafonul pavilionului doar in cazul in care exista un proiect avizat de un inginer de structura autorizat.

Proiectarea si echiparea standurilor, precum si eventualele lucrari de constructii necesare acestora cad in sarcina fiecarui expozant. Totusi, acesta trebuie sa tina cont de caracterul si aspectul targului si/sau expozitiei in cauza. In acest scop, Romexpo S.A. are dreptul de a solicita modificarea proiectului standului. De asemenea, Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a impune structura cadru necesara unui anumit eveniment.

Peretii standurilor aflate langa culoarele de trecere a vizitatorilor trebuie sa prezinte panouri din sticla, firide, afisaje etc. pentru a oferi o imagine cat mai atragatoare.

La construirea standului se recomanda sa se evite crearea de bariere, astfel incat standul si facilitatile oferite sa fie accesibile persoanelor cu handicap, putand fi utilizate de acestea fara asistenta suplimentara.

II. 4.7.2. Verificarea dimensiunilor standului

Romexpo S.A. masoara suprafata standului la nivelul podelei pavilionului si marcheaza colturile acesteia.

Dupa ce spatiul standului a fost alocat, fiecare expozant are obligatia de a verifica amplasamentul si dimensiunile tuturor instalatiilor, conductelor pentru utilitati, sistemelor de ventilatie etc. si de a da instructiuni adecvate constructorului standului atunci cand este necesar.

Se vor respecta limitele suprafetei standului.

II. 4.7.3. Modificari de structura aduse pavilioanelor

Se interzice deteriorarea, murdarirea si modificarea in orice mod a componentelor si instalatiilor tehnice ale pavilioanelor (de exemplu prin gaurire, folosirea de cuie sau suruburi etc.). De asemenea, se interzice aplicarea pe acestea a vopselelor, tapetului si adezivilor.

Se interzice tensionarea componentelor si instalatiilor tehnice ale pavilioanelor din cauza constructiilor standurilor sau exponatelor care nu sunt deservite de acestea. Totusi, coloanele/consolele aflate in interiorul zonei standurilor pot fi integrate in proiectul acestora cu conditia sa nu fie deteriorate si sa nu se depaseasca inaltimea maxima a standului.

Se interzice deteriorarea rosturilor de pe peretii, plafonul si podeaua pavilioanelor prin stemuire, asezarea de fundatii sau lucrari similare. Se interzice montarea de bolturi sau elemente de ancorare a structurilor standurilor.

Se permite asigurarea exponatelor prin intermediul elementelor de ancorare in podea numai in cazuri exceptionale si justificate, cu acordul scris al Romexpo S.A. La cerere trebuie anexate planurile la scara care sa detalieze amplasamentul, tipul de fixare, diametrele gaurilor si numarul elementelor de ancorare. Trebuie folosite cat mai putine elemente posibil.

II. 4.7.4. Podeaua pavilioanelor

Covoarele si celelalte acoperitoare de podea trebuie asezate cu respectarea normelor de siguranta si nu trebuie sa depaseasca suprafata standului.

Pentru fixarea acestor acoperitori se poate utiliza numai banda adeziva care nu lasa urme in momentul indepartarii. Se interzice folosirea altor materiale adezive, precum si a vopselelor, pe podeaua pavilioanelor.

Toate materialele utilizate trebuie indepartate fara a lasa urme. Substantele precum uleiul, vaselina, vopselele si altele de acest tip trebuie indepartate imediat de pe podea.

II. 4.7.5. Suspendarea articolelor de plafonul pavilioanelor

Se interzice suspendarea articolelor de plafonul pavilioanelor.

II. 4.7.6. Peretii perimetrali ai standurilor

Se pot comanda pereti despartitori prin intermediul formularelor de comanda pentru servicii expozitionale.

Se interzice modificarea peretilor despartitori si a elementelor de sprijin al acestora de catre expozanti.

Acestia sunt raspunzatori pentru toate vatamarile corporale si daunele materiale cauzate de nerespectarea acestei reguli.

II. 4.7.7. Materiale/prezentari publicitare

Inscriptiile, siglele si denumirile marcilor comerciale afisate pe standuri si exponate nu trebuie sa depaseasca inaltimea specificata.  In  cazul  materialelor  publicitare  care  se invecineaza direct cu un alt stand, se va pastra o distanta libera de 2 m intre acestea si perimetrul standului respectiv. Pentru orice tip de manifestare sau prezentare, precum si orice firma de publicitate vizuala, mobila sau acustica, este necesar acordul scris al Romexpo S.A. Acestea trebuie sa nu  deranjeze  ceilalti  participanti  la  eveniment,  sa  nu provoace  imbulzeala  pentru  a  se  impiedica  blocarea culoarelor si sa nu acopere amplificatoarele de comunicare cu publicul din pavilion. Nivelul de zgomot inregistrat la perimetrul standurilor nu trebuie sa depaseasca 70 dB(A). Chiar daca si-a exprimat acordul, Romexpo S.A. are dreptul de a restrictiona sau interzice manifestarile care deranjeaza vederea, provoaca zgomot, murdarie, praf, vibratii ori alte emisii  sau  care,  din  orice  motiv,  deranjeaza  in  mod semnificativ  derularea  evenimentului  si  participantii  la acesta.

Se interzice folosirea de materiale publicitare puternic luminoase, rotative sau care prezinta o succesiune de imagini rapide, precum si deplasarea reclamelor de-a lungul perimetrului standului.

Nu se permit distributia de materiale tiparite si utilizarea de materiale publicitare in afara limitelor standului propriu.

Totusi, Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a impune restrictii suplimentare in anumite cazuri. Romexpo S.A. are dreptul de a vizita standurile pentru a verifica respectarea regulilor de mai sus.

De asemenea, Romexpo S.A. are dreptul de a indeparta, acoperi sau preveni in orice alt mod incalcarea regulilor de mai sus privind publicitatea, pe riscul si cheltuiala expozantului.

II. 4.8. Zona expozitionala exterioara

II. 4.8.1. Verificarea dimensiunilor standului

Romexpo S.A. masoara suprafata standului pe solul zonei expozitionale exterioare si marcheaza colturile acesteia.

Dupa ce spatiul standului a fost alocat, fiecare expozant are obligatia de a verifica amplasamentul si dimensiunile tuturor instalatiilor, mai ales ale conductelor pentru utilitati, ale fundatiilor, sinelor, cutiilor de distributie etc. si de a da instructiuni adecvate constructorului standului atunci cand este necesar.

Se vor respecta limitele suprafetei standului. Expozantul trebuie sa se asigure ca niciunul din articolele amplasate in zona standului nu depaseste limitele acestuia. Se pot aproba exceptii de la aceasta regula in cazul utilizarii macaralelor turn rotative de catre a Romexpo S.A. din motive de siguranta; aceasta aprobare se acorda daca toti expozantii afectati isi exprima acordul ca macaraua sa patrunda in interiorul standurilor. In cazul in care un expozant refuza sa isi dea acordul, refuzul nu produce efecte daca normele de siguranta impun ca macaraua turn rotativa sa patrunda in interiorul standului acestuia.

II. 4.8.2. Constructia standurilor

Toate structurile care ocupa spatiu pe sol, precum si constructiile speciale (de exemplu turnurile publicitare) care urmeaza sa fie ridicate in zona expozitionala interioara sau exterioara necesita acordul Romexpo S.A. si trebuie inregistrate la Romexpo S.A. prin intermediul formularului de servicii corespunzator din sectiunea formularelor de comanda pentru servicii expozitionale. Pentru orice lucrari de instalare a elementelor si cablurilor de ancorare a corturilor, ridicare de catarge si orice alte terasamente realizate in zona expozitionala exterioara trebuie depuse planuri de ansamblu clare in vederea aprobarii, in scris, a Romexpo S.A. Se interzice efectuarea oricaror lucrari de terasamente in incinta expozitiei fara un acord scris in acest sens. Romexpo S.A. trebuie notificata inainte de inceperea oricaror lucrari de terasamente in incinta expozitiei.

La executarea oricaror lucrari de constructie a standurilor se va avea deosebita grija la conductele de alimentare, fundatiile si cutiile de distributie existente etc. In cazul in care sunt amplasate in interiorul standurilor individuale, acestea trebuie sa fie accesibile in orice moment.

Se interzice constructia de structuri ale standurilor la distante mai mici de 0,5 m fata de perimetrul standurilor vecine, cu exceptia cazului in care Romexpo S.A. a emis un aviz scris exceptional in acest sens.

Se interzice permanent blocarea drumurilor cu structuri si echipamente, inclusiv in timpul amenajarii si demontarii standurilor. Drumurile trebuie sa ramana libere pe intreaga latime pentru a permite accesul pompierilor.

II. 4.8.3. Dezafectare

Toate zonele expozitionale trebuie inapoiate Romexpo S.A. in starea originala pana la data limita stabilita pentru demontare.

In acest scop, a Romexpo S.A. trebuie notificata cu privire la spatiul care urmeaza a fi returnat, in vederea inspectarii standului.

Toate instalatiile de tipul fundatiilor, suporturilor infipte in pamant, conductelor de alimentare etc. trebuie indepartate pana la data limita specificata pentru demontare, cu exceptia cazului in care s-a convenit altceva cu Romexpo S.A. si instalatiile se gasesc la minimum 0,3 m sub nivelul solului. In acest caz, la  Romexpo S.A. trebuie depuse neintarziat planuri care sa detalieze amplasarea exacta si dimensiunile instalatiilor in cauza.

Daca pana la data specificata nu au fost realizate toate reparatiile necesare, Romexpo S.A. are dreptul de a efectua personal aceste reparatii sau de a contracta un tert in acest scop, pe cheltuiala expozantului in cauza.

II. 4.8.4. Alte dispozitii

Expozantii ale caror standuri se invecineaza cu marginea terenului pe care este amplasat centrul expozitional nu au dreptul de a utiliza gardul in scop propriu. Se interzice folosirea partii exterioare a gardului in scop publicitar.

Aceasta regula se aplica inclusiv in perioada construirii si demontarii standului.

Componentele standului, indicatorii si steagurile trebuie montate astfel incat sa nu deranjeze alte persoane, in principal pe ceilalti expozanti si pe vizitatori. Indicatoarele gresite ale societatilor trebuie indepartate in cazul in care conducerea expozitiei considera necesar.

Exponatele a caror inaltime depaseste 30 m trebuie inregistrate la   Romexpo S.A. pentru aprobare, prin intermediul formularului corespunzator din sectiunea formularelor de comanda pentru servicii expozitionale, cu cel putin 3 saptamani inainte de inceperea targului.

Macaralele turn rotative si utilajele similare trebuie fixate corespunzator, in conformitate cu normele relevante. Din motive de siguranta, se interzice suspendarea de macarale a panourilor publicitare si a altor sarcini (cu exceptia steagurilor).

Se interzice utilizarea gazului natural lichefiat pentru incalzire. Incalzirea cu pacura este permisa doar cu aprobarea serviciului pompieri.

In toate celelalte situatii, regulamentul general si cel aplicabil zonei pavilioanelor sunt valabile si pentru zona expozitionala exterioara, in masura in care aplicarea acestora este semnificativa.

II. 4.9. Constructia standurilor cu doua niveluri

II. 4.9.1. Avizarea solicitarii de planificare

Se pot construi standuri expozitionale pe doua niveluri doar in pavilioanele A, C1,C3 C4, C5, C6 si  cu conditia obtinerii avizului prealabil al serviciului pompieri si Romexpo S.A. care  raspunde  de  avizarea  proiectului.  De  asemenea, avizul ia in considerare pozitia in cadrul pavilionului si spatiul  necesar  masurat  la  nivelul  podelei.  Un  factor esential in cadrul procesului de avizare il reprezinta efectul standului cu doua niveluri asupra proiectului si transparentei pavilionului, precum si asupra standurilor invecinate.

II. 4.9.2. Inaltimea  structurii  standurilor,  conditii aplicabile suprafetelor standurilor acoperite, inaltimea suprafetei interioare a standurilor si distante minime

Inaltimea maxima a standurilor se stabileste separat pentru fiecare eveniment in parte, fiind stipulata in conditiile de participare si/sau in formularele de comanda pentru servicii expozitionale.

Inaltimea zonelor interioare a standurilor cu doua etaje trebuie sa fie de minimum 2,40 m atat pentru nivelul inferior, cat si pentru cel superior.

Distanta dintre scari, cabine deschise, terase sau zone de luat masa si marginea culoarelor trebuie sa fie de minimum 1,00 m, iar cea dintre acestea si perimetrul standurilor invecinate trebuie sa fie de minimum 3,00 m. Daca distanta minima fata de standul alaturat nu poate fi pastrata, in zona trebuie ridicata o forma de protectie inalta de minimum 2,00 m care sa asigure intimitatea.

II. 4.9.3. Sarcini de lucru/parametri de incarcare

In cazul standurilor cu doua niveluri din interiorul pavilioanelor, sarcina de lucru a podelei nivelului superior trebuie sa respecte urmatoarele: daca nivelul serveste pentru organizarea de sedinte si oferirea de servicii clientilor, fiind de exemplu amenajat cu mese si scaune aranjate liber sau cu cabine de sedinta, acesta trebuie sa suporte o sarcina de lucru de 3,0 kN/mp. Daca nivelul superior este utilizat permanent ca zona expozitionala sau destinata vanzarilor, podeaua acestuia trebuie sa suporte o sarcina de lucru de 5,0 kN/mp. Destinatia spatiului trebuie mentionata cu claritate pe planurile depuse spre aprobare. Scarile  trebuie  sa  poata  suporta  intotdeauna  sarcini  de lucru de 5,0 kN/mp. Balustradele si stalpii acestora trebuie proiectate astfel incat sa suporte sarcini de 1 kN/m la inaltimea mainii curente. Trebuie dovedit faptul ca presiunea aplicata de suporturi nu depaseste presiunea maxima admisa suportata de podeaua pavilionului.

II. 4.9.4. Cai de evacuare/scari

Standurile cu doua niveluri al caror nivel superior acopera o suprafata de maximum 100 mp necesita o singura scara.

Scara trebuie sa conduca in afara zonei acoperite a standului. Lungimea cailor de evacuare care leaga nivelul superior de unul din culoarele principale aflate la parterul pavilionului nu trebuie sa depaseasca 25 m.

Se interzice construirea de scari in spirala sau elicoidale in acest scop. Inaltimea contratreptelor nu trebuie sa depaseasca 0,19 m, iar latimea treptelor nu trebuie sa fie mai mica de 0,26 m.

Diametrul interior al scarilor trebuie sa fie de minimum 1 m. Standurile al caror nivel superior se intinde pe o suprafata de peste 100 mp necesita cel putin doua scari amplasate la capetele opuse ale standului. Una din cele doua scari trebuie sa conduca in afara zonei acoperite a standului.

In cazul standurilor cu mai multe niveluri amenajate in zona expozitionala exterioara, unitatea principala a fiecarui nivel trebuie sa fie deservita de doua cai de evacuare separate. Iesirile in aer liber trebuie sa se gaseasca la maximum 35 m departare de orice punct de pe suprafata standului.

Fiecare nivel trebuie sa fie prevazut cu cel putin o iesire in aer liber, proiectata astfel incat sa poata fi folosita ca ruta de evacuare fara niciun risc (sa aiba propria scara sau sa conduca la scara exterioara).

Se interzice depozitarea de articole si instalarea de rafturi in zonele aflate deasupra sau dedesubtul scarilor fara contratrepte.

Mainile curente trebuie sa fie aderente si amplasate in mod neintrerupt.

II. 4.9.5. Materiale de constructie

Componentele portante, plafonul nivelurilor inferioare si podeaua nivelurilor superioare ale standurilor expozitionale cu doua niveluri trebuie realizate din materiale rezistente la foc.

Acoperitoarele de podea, lambriurile si plafoanele pot fi realizate din materiale de constructii permise si utilizate in mod curent la amenajarea standurilor. Nu se permite utilizarea materialelor de fixare in podeaua pavilioanelor.

Standurile cu doua niveluri trebuie proiectate astfel incat sa poata fi construite, echipate si demontate in perioada de constructie si dezafectare alocata pentru evenimentul respectiv. Se vor respecta normele generale privind constructiile. De asemenea, in vederea asigurarii sigurantei si a prevenirii incendiilor ne rezervam dreptul de a impune cerinte suplimentare pana in momentul avizarii standului respectiv.

II. 4.9.6. Nivelul superior

Toate salile destinate utilizarii de catre personal (birouri, sali de recreere, sali de sedinta etc.) trebuie sa aiba vedere catre cea mai apropiata cale de evacuare si la ruta care conduce la aceasta.

Partea inferioara a tuturor balustradelor trebuie prevazuta cu plinta pana la inaltimea de minimum 0,05 m si cu bordura, grilaj sau panouri solide sau elemente de protectie similare pentru a preveni caderea. Pentru a se evita amplasarea pe balustrada a diferitelor obiecte (de exemplu pahare) care pot cadea usor, mana curenta din partea superioara a balustradei trebuie sa aiba o forma adecvata, de exemplu circulara sau semicirculara.

Se interzice acoperirea zonelor de pe nivelul superior cu plafoane sau acoperaminte inchise. Se permite utilizarea de grilaje metalice cu ochiuri de 1 cm x 1 cm. Suprafata deschisa a plafonului nivelului superior (inclusiv unitatile de iluminat) trebuie sa acopere cel putin 70% din suprafata podelei.

II. 4.10. Dezafectarea standurilor

Expozantul are obligatia de a indeparta toate materialele utilizate la constructia standului, exponatele si celelalte articole pana la sfarsitul perioadei de dezafectare stabilite pentru evenimentul respectiv, readucand zona standului la starea initiala.

Dupa incheierea perioadei stabilite pentru dezafectare, Romexpo S.A. are dreptul, dar nu si obligatia de a angaja un agent de expeditie autorizat care sa ridice si sa depoziteze orice articole ramase in perimetrul standului pe cheltuiala si riscul expozantului, percepand o taxa de manipulare  corespunzatoare.  De  asemenea,  Romexpo S.A. are dreptul de a indeparta pe cheltuiala expozantului toate materialele utilizate pentru expozitie, precum si orice alte articole ramase in stand dupa incheierea perioadei stabilite pentru dezafectare (de exemplu: deseurile provenite din constructia/dezafectarea standului, resturile de materiale ramase in urma dezafectarii standului).

In cazul in care deseurile provenind din constructia si/sau dezafectarea standului nu sunt eliminate sau nu sunt eliminate integral de catre expozant si/sau de catre firma partenera care i-a asigurat constructia/amenajarea standului, Romexpo S.A. va asigura acest serviciu pe cheltuiala expozantului si/sau, dupa caz, a firmei constructoare, la tarife majorate cu 50% fata de cele prevazute in formularul de comanda.

II.4.11. Eliminarea deseurilor

Expozantii si prepusii acestuia vor evita generarea de deseuri inutile atat pe perioada de constructie-amenajare a standurilor, cat si pe perioada demontarii standurilor. Expozantii si prepusii acestuia (parteneriii contractuali- constructori) se oblige sa contribuie eficient la aceasta pe intreaga perioada a evenimentului (constructie/demontare/desfasurare propriu-zisa a evenimentului). Acest fapt trebuie avut in vedere în special la materialele folosite pentru ambalare, materiale publicitare, echipamentele de unica folosinta, mocheta, paleti, vesela de unica folosinta etc

In cazul în care este posibil, ca principiu general, se va urmari utilizarea de material reciclabile si ecologice pentru constructia si amenajarea standurilor.

Fiecare expozant este responsabil pentru   respectarea prevederilor legale  si in mod corespunzator  in ceea ce priveste  eliminarea  propriilor deseuri generate .

La terminarea evenimentului expozanti sunt obligati sa predea spatiile in buna regula, in starea initiala in  care le-a primit, curate. Aceasta prevedere include materialele de pe podeaua pavilioanelor  (de exemplu  banda adeziva etc.).

Toate lucrarile de curatare trebuie sa se faca cu produse/preparate  biodegradabile. Utilizarea in activitatea de curatare  de substante,  preparate  compusi  care contin solventi si care sunt daunatoare pentru sanatate si mediu este interzisa .

Expozantul este obligat sa se se asigure   ca toate deseurile sunt eliminate în mod corespunzator  si de catre tertii sai  (firma  contractate pentru diverse servicii, cum ar fi constructie-amenajare a standului si /sau alti partenerii ai sai).

Expozantul este obligat sa asigure eliminarea deseurilor periculoase din cadrul Centrului Expoztional, cu respectarea prevederilor legale prin intermediul unor operatori autorizati.

Este interzisa aducerea de catre expozanti si prepusii acestora in cadrul Centrului Expozitional Romexpo de materiale si deseuri care nu sunt generate in   urma amenajarii/ constructiei standului  si demontarii acestora .

Este interzisa deversarea la grupurile sanitare, in reteaua de canalizare,  in gurile de scurgere a gunoiului menajer,  a substantelor si preparatelor chimice periculoase (de exemplu uleiuri uzate,   grasimi,   solventi, hidrocarburi- combustibili etc ), precum si  a oricaror corpuri solide sau susceptibile de a afecta buna functionare a retelei de canalizare.

In cazul unitatilor de alimentatie publica acestea au au obligatia montarii si utilizarii unor separatoare de ulei si grasimi. In cazu unitatilor de alimentatie mobile, grasimile si uleiurile trebuie sa fie colectate si eliminate separate de catre  operatorul economic / expozantul respectiv.

III. CONDITII DE PARTICIPARE SPECIFICE PENTRU EXPOZANTII LA EVENIMENTELE ORGANIZATE IN CENTRUL EXPOZITIONAL ROMEXPO

Participarea la targurile si expozitiile organizate in cadrul Centrului Expozitional Romexpo se face in baza Conditiilor generale, tehnice si de  participare care vor fi insusite de catre expozant inainte de inceperea targului/expozitiei la care participa.

Pentru a deveni expozant, solicitantii trebuie sa utilizeze formularele de participare si servicii disponibile pe site-ul targului/expozitiei sau furnizate de reprezentantii Romexpo S.A.

Expozantii vor trebui sa respecte conditiile specifice de mai jos.

III. 1. SOLICITAREA DREPTULUI DE A DEVENI EXPOZANT

Toti expozantii potentiali care doresc sa participe la eveniment trebuie sa-si exprime aceasta dorinta prin completarea si semnarea „Adeziunii contract” sau a contractului si depunerea acestora la Romexpo S.A. inainte de termenul limita. Prin cerere, expozantii isi exprima fata de Romexpo S.A. intentia serioasa de a participa la eveniment in calitate de expozanti. Toate obiectele expuse trebuie descrise exact in adeziunea contract. Nu se vor lua in considerare cererile incomplete.

Expozanti si obiecte expuse eligibile

Expozantul transmite Adeziunea contract completata, iar Romexpo S.A. va transmite propunerea de amplasament impreuna cu factura proforma. In cazul in care Romexpo S.A. nu poate sa ofere spatiul solicitat va oferi variante alternative. Suprafata alocata de comun acord poate diferi de cea solicitata, sau participarea poate fi refuzata de catre organizator.

Expozantul accepta faptul ca aceste Conditii generale, tehnice si de  participare sunt obligatorii imediat dupa depunerea cererii. Romexpo S.A. transmite expozantului o propunere scrisa privind amplasarea (oferta de stand). Expozantul trebuie sa accepte aceasta propunere de amplasare in perioada de timp stabilita. Acceptarea de catre expozant a propunerii de amplasare reprezinta oferta sa contractuala; oferta nu poate fi retrasa de catre expozant dupa ce aceasta a fost primita de Romexpo S.A. De asemenea, notificarea de admitere din partea Romexpo S.A. reprezinta acceptarea contractului.

Expozantii care nu si-au indeplinit obligatiile financiare fata de Romexpo S.A., de exemplu in ceea ce priveste evenimentele anterioare sau au incalcat regulamentele privind utilizarea Centrului Expozitional Romexpo si Conditiile de participare, pot fi respinsi.

Romexpo S.A. are dreptul sa se retraga din contract sau sa rezilieze relatia contractuala fara preaviz daca admiterea s- a bazat pe declaratiile incorecte sau incomplete ale expozantului sau daca, ulterior, expozantul nu mai indeplineste conditiile de admitere.

Pot fi expuse doar acele articole care au fost declarate si admise. Nu se pot expune obiecte inchiriate sau concesionate. Se face exceptie in cazul obiectelor care nu fac parte din gama de produse a expozantului respectiv, dar care sunt necesare pentru prezentarea expozantului (de exemplu, in scopuri demonstrative).

Nu se admit co-expozanti si nu pot fi reprezentate organizatii suplimentare daca acest lucru nu se specifica in mod expres in notificarea de admitere.

Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a se abate de la tipul, dimensiunea si locatia zonei expozitionale dorita de expozant, de a nu admite anumite obiecte expozitionale si de a impune conditii de admitere. Rezervarile, conditiile si dorintele speciale ale expozantului (de exemplu, in ceea ce priveste locatia, excluderea proiectului sau constructiei standurilor concurente) se pot lua in considerare doar daca sunt confirmate in mod expres in notificarea de admitere.

III. 2. PRODUSE EXPUSE IN CADRUL TARGURILOR SI EXPOZITIILOR

Sunt admisi ca expozanti producatori, importatori, exportatori, reprezentanti, comercianti care prezinta servicii si produse ce se incadreaza in tematica targului/expozitiei la care participa. Exponatele trebuie incadrate in grupele de produse descrise in tematica expozitiei/targului.

Produsele si serviciile (copii, contrafacute, etc.) care nu respecta reglementarile de protejare a proprietatii industriale si intelectuale valabile in Romania nu vor fi admise ca exponate in incinta Centrului Expozitional Romexpo.

Obtinerea autorizatiilor prevazute de lege pentru produsele si serviciile prezentate revine exclusiv in sarcina expozantului. Este permisa vanzarea produselor/serviciilor cu respectarea legislatiei in vigoare in Romania. Respectarea legislatiei este in sarcina expozantului.

III.3. CONTRACT

Contractul intra in vigoare atunci cand Romexpo S.A. a informat expozantul in scris ca acesta a fost admis. Acest lucru are loc de obicei cand se finalizeaza planificarea amplasarii standurilor. Alocarea altor standuri, in special a standurilor invecinate, poate fi modificata pana la data deschiderii  targului  comercial.  De  asemenea,  Romexpo S.A. are dreptul sa mute sau sa inchida intrarile si iesirile din pavilioanele expozitionale si sa faca alte modificari structurale. Expozantii nu pot face reclamatii impotriva Romexpo S.A. din cauza acestor schimbari.

De asemenea, ulterior, adica dupa intrarea in vigoare a contractului, Romexpo S.A. poate schimba repartizarea spatiului si in special poate sa schimbe locatia, tipul, dimensiunile si marimea zonei expozitionale inchiriate de expozant, in masura in care acest lucru este necesar din motive de siguranta, de ordine publica sau pentru a asigura utilizarea mai eficienta a facilitatilor si spatiului necesar pentru buna organizare a targului. Totusi, aceste schimbari ulterioare trebuie sa se incadreze in limitele rezonabile care pot fi acceptate de expozant. In cazul in care aceste schimbari ulterioare duc la o taxa de participare mai mica, diferenta va fi returnata expozantului. In acest sens, sunt excluse reclamatiile ulterioare impotriva Romexpo S.A.

Daca expozantii nu-si pot utiliza standul sau sunt impiedicati sa utilizeze standul in totalitate deoarece au incalcat regulile legale sau oficiale sau Conditiile generale, tehnice si  de  participare, acestia sunt totusi obligati sa plateasca in intregime taxa de participare si sa despagubeasca Romexpo S.A. pentru toate daunele cauzate  de  ei  insisi,  de  reprezentantii  lor  legali  sau  de angajati; expozantii nu au dreptul sa anuleze sau sa rezilieze contractul daca legea nu le da acest drept in mod special.

Expozantul nu poate muta, face schimb sau imparti standul si nu il poate ceda partial sau total unor parti terte deoarece Romexpo S.A. nu admite co-expozanti sau companii reprezentate suplimentar fara acordul anterior in scris al Romexpo S.A.

III. 4. CO-EXPOZANTI SI SOCIETATI REPREZENTATE SUPLIMENTAR

Co-expozantul este persoana care isi prezinta propriile bunuri  sau  servicii,  cu  ajutorul  personalului  propriu,  in cadrul standului unui alt expozant (chiriasul principal). In aceasta definitie sunt incluse societatile din cadrul grupului si filialele. Agentii si reprezentantii societatilor nu sunt admisi in calitate de co-expozanti.

In cazul expozantilor care isi produc propriile bunuri, societatile reprezentate suplimentar sunt acele societati care isi ofera bunurile sau serviciile prin intermediul acestor expozanti. Daca expozantul-distribuitor al unui fabricant expune atat produsele acestuia, cat si produsele sau serviciile altor societati, acestea sunt societati reprezentate suplimentar.

Avizarea unui anumit expozant nu implica incheierea de catre Romexpo S.A. a unui contract cu co-expozantii inregistrati de acesta pentru participare sau cu societatile pe care le reprezinta suplimentar.

Co-expozantii  pot  participa  doar  daca  au  primit  avizul Romexpo S.A. in acest sens.

Participarea ca societate reprezentata suplimentar este permisa doar daca este prevazuta in conditiile speciale de participare si daca Romexpo S.A. si-a exprimat avizul in acest sens.

Romexpo S.A. avizeaza participarea co-expozantilor si a societatilor reprezentate suplimentar doar daca acestia s-ar fi calificat pentru avizarea ca expozanti de sine statatori. In continuare, co-expozantii si societatile reprezentate suplimentar trebuie sa achite taxele de participare corespunzatoare prevazute in conditiile speciale de participare. Taxa aferenta co-expozantilor si societatilor reprezentate suplimentar se achita de catre expozantul respectiv; de asemenea, Romexpo S.A. poate factura aceasta taxa dupa terminarea targului.

Expozantul are responsabilitatea de a se asigura ca atat co- expozantii cat si celelalte societati pe care le reprezinta respecta conditiile de participare, orientarile tehnice si instructiunile conducerii complexului expozitional.

Expozantul raspunde pentru datoriile si neglijenta co- expozantilor si societatilor reprezentate suplimentar ca si cum ar fi personal in culpa. In cazul in care co-expozantii utilizeaza in mod direct serviciile prestate de Romexpo S.A., acesta  are  dreptul  de  a  factura  expozantului  serviciile respective. Expozantul raspunde solidar si individual.

III. 5. SERVICII SUPLIMENTARE

Expozantul poate beneficia de servicii suplimentare, in baza plasarii unei comenzi ferme conform formularelor disponibile pe site-urile evenimentelor in cauza. Serviciile asigurate de Romexpo S.A. sunt:

  • Inchiriere mobilier
  • Reclama in centrul expozitional Romexpo
  • Legitimatii
  • Manipulare si depozitare exponate
  • Curatenie
  • Instalatii electrice
  • Instalatii sanitare
  • Aer comprimat
  • Telecomunicatii
  • Hostess
  • Ambientare – inchiriere plante ornamentale
  • Distribuire materiale promotionale
  • Paza
  • Organizare evenimente la stand
  • Inchiriere sali conferinta
  • Grafica
  • Servicii Tipografice

Furnizarea serviciilor tehnice de bransament (apa, energie electrica, aer conditionat, aer comprimat) poate fi comandata doar catre organizator.

III. 6. REZILIEREA CONTRACTULUI

Daca amplasamentul, tipul, dimensiunile sau suprafata zonei expozitionale inchiriate de expozant sufera modificari ulterioare, astfel incat acceptarea spatiului respectiv sa nu mai fie o optiune rezonabila pentru expozant, acesta are dreptul de a rezilia contractul de inchiriere in termen de o trei zile de la primirea notificarii expediate de Romexpo S.A. in acest sens. In orice alte cazuri, expozantul nu are dreptul de a rezilia contractul, cu exceptia drepturilor conferite prin lege in acest sens.

In cazul in care expozantul notifica ca se retrage dintr-un anumit eveniment, Romexpo S.A. are dreptul de a dispune de spatiul inchiriat in alte scopuri, indiferent daca expozantul in cauza are sau nu dreptul de a rezilia contractul. Expozantii care isi anuleaza participarea fara a avea acest drept, astfel neindeplinindu-si obligatiile contractuale fara un motiv intemeiat in acest sens, sunt obligati sa achite catre Romexpo S.A. taxa de participare daca spatiul respectiv ramane neocupat pe perioada evenimentului, dar si in situatia in care Romexpo S.A. reuseste sa il reinchirieze. Pe langa reinchirierea spatiului standului catre alt expozant, acesta poate fi utilizat de catre Romexpo S.A., printre altele si in primul rand, pentru a gazdui un tert al carui stand ar fi fost amplasat in alta parte, evitandu-se astfel impresia de intrerupere a aranjamentului standurilor, sau poate fi reproiectat astfel incat sa mascheze faptul ca a ramas neocupat.

Romexpo S.A. are dreptul de a rezilia contractul in cazul in care expozantul nu isi indeplineste la timp obligatiile financiare fata de Romexpo S.A. De asemenea, Romexpo S.A. are dreptul de a rezilia contractul daca expozantul isi neglijeaza obligatia contractuala de a respecta drepturile, interesele si obiectele de protectie juridica ale Romexpo S.A., acesta din urma nemaiputand respecta prevederile contractului in mod rezonabil. In cazurile mentionate mai sus, Romexpo S.A. are nu doar dreptul de a rezilia contractul, ci si pe cel de a solicita achitarea de catre expozant a taxei de participare convenite, ca despagubire forfetara. Aceste prevederi nu afecteaza dreptul Romexpo S.A. de a pretinde despagubiri suplimentare. Expozantul poate pretinde reducerea despagubirii forfetare daca dovedeste ca Romexpo S.A. a suferit mai putin daune.

III. 7. TAXE DE PARTICIPARE SI DREPT DE SECHESTRU

Taxele de participare se calculeaza in baza cotatiilor specificate in Adeziunea contract sau contract. La efectuarea calculelor se tine seama de fiecare metru patrat sau fractiune de metru patrat, suprafata podelei fiind considerata intotdeauna dreptunghiulara. Nu se iau in considerare proiectiile, elementele de sprijin, racordurile la utilitati si obiectele similare.

In general, expozantii primesc factura corespunzatoare taxei de participare impreuna cu planul pavilionului.

Taxa de participare, avansul corespunzator contravalorii serviciilor si taxa de avizare a co-expozantilor se achita inainte de ocuparea zonei expozitionale. Daca expozantii au comandat anumite servicii oferite de Romexpo S.A., acesta din urma are dreptul de a refuza prestarea serviciilor respective, inclusiv furnizarea de energie electrica, apa, aer comprimat etc. pana la stingerea obligatiilor financiare ale expozantului catre Romexpo S.A.. Expozantul nu are dreptul de a solicita dobanda la avansul achitat pentru furnizarea serviciilor.

Aceasta conditie se aplica in mod special in cazul obligatiilor contractate in cadrul evenimentelor anterioare. Clauzele si conditiile de plata respecta conditiile speciale de participare. Conform legii, Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a-si exercita dreptul la sechestru al locatorului pentru a- si acoperi creantele aparute in urma inchirierii. Expozantii au obligatia de a informa Romexpo S.A. in orice moment cu privire la posesorul articolelor expuse sau care urmeaza a fi expuse. Daca un expozant nu isi respecta obligatiile de natura financiara, Romexpo S.A. poate retine exponatele si echipamentele standului acestuia pentru a le vinde, pe cheltuiala expozantului, in cadrul unei licitatii publice sau al unei tranzactii private. Romexpo S.A. nu isi asuma raspunderea in cazul deteriorarii exponatelor si echipamentelor standului retinute in baza prezentei clauze, cu exceptia cazului in care se face vinovata de dol sau neglijenta grava.

III. 8. FORTA MAJORA

Forta majora, convenita ca fiind acel eveniment imprevizibil si de neinlaturat, aparut dupa incheierea contractului si care impiedica partea sau partile sa-si indeplineasca obligatiile asumate prin contractul incheiat, exonereaza de raspundere partea care o invoca in conditiile legii. Cazul de forta majora se va comunica de partea interesata in termen de maxim 3 zile de la aparitia sa si va fi confirmat prin documente oficiale autentificate de Camera de Comert si Industrie a Romaniei.

Documentele probatorii care atesta existenta cazului de forta majora vor fi prezentate celeilalte parti in termen de maxim 5 zile de la data producerii evenimentelor.

Incetarea evenimentului de forta majora va fi comunicata imediat partii interesate.

Partile se obliga sa depuna toate diligentele pentru limitarea in timp a efectelor fortei majore.

III. 9. LITIGII

Orice litigiu decurgand din sau in legatura cu contractul incheiat, inclusiv referitor la incheierea, executarea ori desfiintarea lui, se va solutiona prin arbitrajul Curtii de Arbitraj Comercial International de pe langa Camera de Comert si Industrie a Romaniei, in conformitate cu Regulile de procedura arbitrala ale Curtii de Arbitraj Comercial International, in vigoare, publicate in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 328 din 06.05.2014, Partea I.

Tribunalul arbitral este format dintr-un arbitru unic sau din 3 (trei) arbitri desemnati in conformitate cu Regulile de procedura arbitrala ale Curtii de Arbitraj.

Desemnarea arbitrilor se face de partile in litigiu, in conformitate cu Regulile de procedura arbitrala ale Curtii de Arbitraj.

Arbitrii numiti de parti desemneaza supraarbitrul, in termenele si conditiile prevazute de Regulile de procedura arbitrala ale Curtii de Arbitraj.

Camera de Comert si Industrie a Romaniei si Curtea de Arbitraj nu au dreptul ca, prin organizarea si administrarea arbitrajului, sa intervina in solutionarea litigiului sau sa influenteze in vreun fel tribunalul arbitral.

IV. DISPOZITII FINALE

Conducerea Romexpo S.A. isi rezerva dreptul de a modifica oricand prezentele Conditiile generale, tehnice si de  participare.

Prin luarea la cunostinta a acestor Conditiile generale, tehnice si de participare, se va considera ca participantii vor actiona in consecinta si vor respecta cele precizate in document.

Nerespectarea conditiilor prevazute in Conditiile generale, tehnice si de participare poate atrage rezilirea contractului si, dupa caz, evacuarea din Centrul Expozitional, cu conditia transmiterii de catre Romexpo S.A. a unei notificari prelabile in acest sens.